Kiek laiko jūs praleidžiate kasdien tvarkydami el. Laiškus? Valanda? 30 minučių? Porą valandų? Gal pusę dienos?

Nors el. Paštas skirtas palengvinti bendravimą, įtariu, kad kartais tai tampa neproduktyvia priemone, nes mes praleidžiame tiek daug laiko tvarkydami jūsų el. Laiškus! Pavyzdžiui, pagalvokite apie šiuos atvejus:

• Ar kartais vis spustelite savo gautuosius, nors ką tik patikrinote tik prieš 5 minutes?
• Ar kiekvieną dieną praleidžiate daug laiko tvarkydami el. Laiškus, pvz., Ieškodami ankstesnių laiškų, rūšiuodami, tvarkydami ir ištrindami senus laiškus?
• Ar dažnai el. Laiškus teikiate savo prioritetui, o ne iš tikrųjų atliekate darbus?
• Ar yra dienų, kai praleidžiate daugiau laiko savo pašto dėžutėje, nei dirbate tinkamą darbą?

Dienos pabaigoje el. Paštas yra tik priemonė jums atlikti savo užduotis. Žemiau yra 11 patarimų, kaip pagerinti el. Pašto valdymą:

1. Apdorokite savo laišką kartą per dieną

Nors kelis kartus per dieną tikrinu savo paštą, kad tik nebūčiau (jei kas nors keista, pvz., Mano svetainė žlunga, arba jei yra skubus prašymas), jų neapdoroju iš karto. Aš tai darau tik kartą per dieną, arba dienos pradžioje, arba vakarais.

Skirkite dienos laiko tarpą el. Laiškams apdoroti. Jei nebaigsite per laiko tarpą, tęskite kitą dieną. Suteikite prioritetą svarbesniems, o likusius paleiskite. (Žr. # 2).

Jei esate darbiniame lygmenyje ir gaunate daug laiko reikalaujančių el. Laiškų, vis tiek galite tai pritaikyti praktiškai. Esmė yra neleisti, kad el. Paštas veiktų per visą jūsų gyvenimą. Atminkite, kad tai įrankis, padedantis atlikti savo, o ne patį darbą.Reklama

2. Pirmenybę teikite 20% el. Atidėkite 80%

Ne visi el. Pašto adresai yra vienodi. aš myliu 80/20 taisyklė nes tai taikoma kiekvienai mūsų gyvenimo sričiai. Įskaitant el. Laiškus. 80/20 taisyklė yra idėja, kad 20% įvesties yra atsakingos už 80% produkcijos bet kokioje situacijoje. Taigi, kad būtume veiksmingi, turėtume sutelkti dėmesį į 20% sąnaudų, kurios lemia 80% produkciją. Taip pat turėtume sutelkti dėmesį į 20% didelės vertės el. Laiškus, kurie leidžia maksimaliai išgauti.

Mano 20% el. Laiškai yra tie, kurie suteikia man kitą proveržį mano darbe. Tai gali būti žiniasklaidos užklausos, interviu, tinklų kūrimo galimybės, verslo lyderiai, kalbėjimo galimybės ir kiti dalykai, kurie lemia mano 20% verslo tikslus. Mano 20% el. Laiškuose taip pat yra žmonių, kurie investavo į mano darbą, pavyzdžiui, mano 1-1 koučingo klientai , kalbėjimo užduotys ir skaitytojai, kurie pirko mano kursus ir produktus. Paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas, čia patenka ir susirašinėjimai su mano gerais draugais. Visa kita patenka į 80% paštą.

20% el. Laiškų jiems teikiu didelį prioritetą. Į juos paprastai atsakau iškart (ypač jei jie atitinka 1 minutės taisyklę Nr. 9); jei ne, aš pasieksiu juos per 1-3 dienas. 80% laiškų užtrunku daugiau laiko, kartais net neatsakau (žr. 4 punktą).

3. Turėkite aplanką „Atsakyti iki XX dienos“

Laiškus, į kuriuos reikia atsakyti, padarykite aplanke „Atsakyti iki XX dienos“, kur XX yra savaitės diena. Kiekvieną savaitę skiriu 3 dienas atsakymams į el. Laiškus - antradienį, ketvirtadienį ir šeštadienį. Tokiu būdu manęs neverčia nedelsiant atsakyti, kai tik gaunu laišką. Aš ją perskaičiau, mintyse pripažinau ir apgalvojau, kol atėjo laikas atsakyti (vidutiniškai 3–8 dienos nuo laiško gavimo).

4. Supraskite, kad jums nereikia atsakyti į kiekvieną laišką

Nepaisant to, ką manote, jums nereikia atsakyti į kiekvieną laišką. Kartais atsakymas po tam tikro laikotarpio taip pat negali būti laikomas atsakymu.

Gaunu daug skaitytojų laiškų ir tam tikrą laiką atsakydavau į kiekvieną įeinantį laišką. Tai man nieko nepadarė. Visą dieną praleisčiau tik atsakydamas į laiškus, o dienos pabaigoje būsiu išeikvotas, negalėdamas atlikti jokio realaus darbo. Įdomu tai, kad beveik visi laiškai, į kuriuos atsakau, niekada negauna jokio atsakymo (net ne patvirtinimo ar ačiū), net kai aš skelbiu tolesnius klausimus, kad galėčiau jiems dar labiau padėti. Įtariu, kad pusė laiško neskaito, o kita pusė yra paštas, kurį žmonės siunčia impulsyviai, o atsakymai iš tikrųjų neturi reikšmės. Šiaip ar taip, supratau, kad daug efektyviau laiką skirti didesnės vertės užduotims atlikti, pavyzdžiui, dirbti su didelės vertės ir turinio turinčiais produktais, palaikyti savo 1–1 koučingo klientus, naujus projektus ir rašyti naujus straipsnius.Reklama

Nesijaudinkite per daug dėl atsakymo į kiekvieną laišką. Atsakykite, jei tai padeda, bet jei atsakymo išlaidos nėra didesnės už naudą, tada galbūt neverta dėl to jaudintis. Tiesiog tegul tai būna ir viskas susitvarkys per laiką.

5. Kurkite šablonų atsakymus, jei dažnai siunčiate panašius atsakymus

Jei peržiūrėsite išsiųstą aplanką, tikriausiai pastebėsite tendencijas dalykuose, į kuriuos atsakote. Paštą, kurį gaunu savo svetainėje, paprastai galima suskirstyti į vieną iš nedaugelio kategorijų (1) atsiliepimų / padėkos paštas (2) 1–1 instruktavimas (3) užklausos dėl knygų / produktų apžvalgų (4) užklausos kalbant (5) kitos . 1 ir 2 punktuose naudoju šablonus, kuriuos parašiau iš anksto, kuriuos naudoju savo atsakymuose. Atsakydamas norėčiau juos pritaikyti, kad atitiktų pirminio pašto poreikius. Tai man sutaupė daug laiko, palyginti su anksčiau, kai el. Laiškus rašydavau nuo nulio.

6. Perskaitykite tik aktualius el

Aš užsiprenumeruoju keletą naujienlaiškių - tokių kaip kūno rengyba, savipagalba, tinklaraščių rašymas ir verslas, bet aš neskaitau visų jų siunčiamų laiškų. Aš jų taip pat neištrinu, nes žinau, kad jie turi vertingos informacijos. Vietoj to, aš nustatiau, kad „Gmail“ juos automatiškai archyvuotų skirtingose ​​etiketėse (aplankuose). Tinklaraščių laiškai archyvuojami į dienoraščių aplanką, kūno rengybos laiškai - į sveikatos ir kūno rengybos aplanką ir pan. Šiuo metu turiu apie 30 aplankų. Jas skaitau tik tada, kai noriu gauti daugiau informacijos šia tema.

Jums nereikia skaityti kiekvieno gaunamo laiško. Pasirinkite ir pasirinkite tai, kas jums aktualu.

7. Suskirstykite savo laiškus į kategorijas

Aplankai (arba etiketės, jei naudojate „Gmail“) yra padėti jums tvarkyti laiškus.

Pirma, naudokite atitinkamą pavadinimų sistemą tam, ką darote. Jei dabar jūsų didžiausi prioritetai yra, tarkime, (1) knygos rašymas ir (2) svorio metimas, tai pavadinkite savo aplankus.Reklama

Antra, naudokite hierarchijos struktūrą. pirmojo lygio aplankai skirti didelėms kategorijoms, o antrojo lygio aplankai - subkategorijoms ir pan. Pavyzdžiui, turiu „Admin“ kaip pirmo lygio aplanką, o atsarginės kopijos, apskaita, paskyros ir kt. - kaip antrojo lygio aplankus. Jei reikia, turiu trečiojo lygio aplankus, kad galėčiau juos toliau segmentuoti. „Gmail“ turi priedą, leidžiantį naudoti skirtingo lygio etiketes (Nustatymai> Laboratorijos> Įterptosios etiketės)

Naudojant filtrus (Nr. 8), norint automatiškai sutvarkyti paštą į aplankus, daromi stebuklai.

8. Naudokite filtrus

Filtrai yra įrankiai, padedantys automatiškai sutvarkyti paštą, kai jis patenka į jūsų paštą. Filtrui reikalingi 2 pagrindiniai dalykai - (1) terminas, į kurį reikia atkreipti dėmesį (2) Veiksmas, kurį reikia atlikti, jei terminas atitinka. Šiuo metu mano „Gmail“ turi apie 20 skirtingų filtrų, skirtų skirtingiems el. Pašto adresams, temų pavadinimams, pagrindiniam tekstui ir ko ne. Priklausomai nuo filtro, laiškai bus automatiškai rūšiuojami į atitinkamą aplanką / archyvą. Tai sumažina administracinių veiksmų, kuriuos turiu atlikti, kiekį.

Čia yra mano vaizdo įrašų pamoka, kuria dalinuosi, kaip nustatyti el. Pašto filtrus, kad gautieji gautų nulį: 3 paprasti patarimai, kaip pasiekti nulinį gautųjų skaičių naudojant el. Pašto filtrus [vaizdo įrašo pamoka]

9. Atsakydami naudokitės 1 minutės taisykle

Jei atsakyti reikia per 1 minutę, nedelsdami atsakykite į ją ir suarchyvuokite. Neleisk amžiams sėdėti jūsų pašto dėžutėje. Prireiks dar daugiau pastangų, leidžiančią užklupti galvą ir nuolat primenant, kad reikia atsakyti. Tiesiog atsakydami laikykitės 1 minutės laiko, kad tai užtruktų ne daugiau laiko, nei reikia. Tai man padeda per trumpą laiką išvalyti didelę pašto partiją.

10. Nustatykite laiko ribą, kurią praleidžiate gautuosiuose

Be 1 minutės taisyklės, apribokite bendrą laiką, kurį praleidžiate gautuosiuose. Kai kitą kartą tikrinsite savo paštą, laiko sau . Sužinokite, kiek laiko užtrunkate apdorodami, skaitydami, atsakydami ir rūšiuodami savo paštą. Tada paklauskite savęs, kiek daug laiko praleista gerai. Yra tikimybė, kad dauguma to visiškai nenaudojo.Reklama

Kartais gausite nerimą keliančius el. Laiškus. Šiuos el. Laiškus peržiūrėkite, patikrinkite, ar jums nėra kas nors aktualu, tada atitinkamai juos apdorokite. Jei reikia, atsakykite (ir naudokite 1 minutės taisyklę); archyvuokite, jei neplanuojate atsakyti. Jei ketinate atsakyti, nejauskite poreikio grįžti su ilgu laišku vien dėl to, kad asmuo parašė ilgą laišką. Paskutinis dalykas, ko norite, yra keitimasis rašiniais el. Paštu, dėl kurio netyčia pateksite į el. Pašto juodąją skylę. Prisijunkite prie gautųjų, atlikite tai, ką turite padaryti, ir išeikite iškart po to.

11. (negailestingai) Atsisakykite dalykų, kurių neskaitėte

Keliaudami po internetą, tikriausiai užsiregistruojate gauti nemažą dalį naujienlaiškių ir informacijos apie impulsą, kuriuo vėliau prarandate susidomėjimą. Jei pastebite, kad pakartotinai ištrinate paštą iš savo prenumeratų, tai yra ženklas, kurį turėtumėte tiesiog nedelsdami atšaukti.

Gaukite šio straipsnio manifesto versiją: [Manifestas] 11 patarimų efektyviam el. Pašto valdymui

Originalus straipsnis: 11 paprastų patarimų efektyviam el. Pašto valdymui | Asmeninis tobulumas

Panašus nuotraukų kreditas: Verslininkė piešdama el. Pašto voką per shutterstock.com