15 EFEKTYVAUS DARBŲ SĄRAŠO STRATEGIJŲ

Viena iš senų produktyvumo metodų yra klasikinis ir efektyvus darbų sąrašas ir dėl geros priežasties. Tai vienas iš produktyviausių būdų jums ir visiems kitiems ką nors padaryti. Nesvarbu, ar tai yra protinis sąrašas, ar kažkas, ką rašote, darbų sąrašas yra būtina produktyvumo priemonė.

Tuo pačiu metu tai yra vienas iš painiausių produktyvumo įrankių. Daugelis žmonių tai diskredituoja dėl įvairių priežasčių ir nemano, kad darbų sąrašas yra geras. Bet mano argumentas yra tas, kad galbūt jūs ir kiti žmonės nedarote efektyvių darbų sąrašo, todėl čia mes nagrinėsime, kaip tinkamai tai padaryti.

Kodėl verta varginti su veiksmingu darbų sąrašu?

Jūs juos netinkamai naudojote

Prieš pereinant prie strategijų, kaip sudaryti efektyvų darbų sąrašą, verta žinoti, kodėl turėtumėte nerimauti jį sudarydami. Pirmas svarbus dalykas yra tai, kad daugelis žmonių klydo neteisingai.

Dvi dažniausiai pasitaikančios klaidos:

Žmonės naudoja sąrašus kaip vertinimą, ar jie yra produktyvūs, ar ne.
Jie įtraukė per daug elementų į sąrašą.

Vis dėlto suprantama, kodėl jūs ar kiti žmonės taip darote. Atliekamų darbų sąrašas yra produktyvumo įrankis, todėl tikslinga kaupti užduotis. Tačiau smegenys taip neveikia. Jei jūsų sąraše yra daugybė užduočių, tai atrodo kankinimas, nes sąrašas niekada nesibaigia.

Iš pradžių gali atrodyti malonu, kad visada turi ką veikti, tačiau nepamiršk, kad per dieną turi tik tiek laiko. Svarbu, kad labiau vertintumėte kokybišką darbą, o ne vien tik kiekį.

Toje pačioje pastaboje, jei esate asmuo, kuris linkęs ieškoti patvirtinimo, darbų sąrašas gali būti sudėtingas. Bus dienų, kai visko nepadarysi dėl gyvenimo įvykių. Tai sukuria nereikalingą spaudimą ir siunčia jus į streso sūkurį.

Tai padeda išlikti susitelkusiam

Kuriant efektyvų darbų sąrašą, pagrindinis šių sąrašų tikslas yra suteikti aiškumo ir dėmesio. Jei juos darėte neteisingai, galbūt pastebėjote, kad daugiausia dėmesio skiriate savo užduočių sąraše esančiai užduočiai ir ją atliekate.

Tai gali nustelbti keli elementai jūsų sąraše, tačiau jūs sutelkiate dėmesį į užduotį per tam tikrą laiką. Tikrai tai matote, kai svarstote trumpesnį darbų sąrašą.

Suprantu, kad darbų sąrašas nėra skirtas kiekvienam asmeniui, tačiau šis dėmesys žmonėms yra naudingas pradedant. Jūs vis dar nesate tikras dėl savo tikslų ar kelio, kurį norite eiti. Jums taip pat gali būti sunku nustatyti kitą žingsnį, kurio reikia siekti.

„Atliktų darbų sąrašas“ yra vadovas, kurį galite bet kada peržiūrėti. Be to, technikos, kurias paminėsiu žemiau, padarys darbų sąrašus jums efektyvesnius.

15 efektyvaus darbų sąrašo strategijų

Kai pradėsite svarstyti įvairias strategijas, kurias galite įtraukti į vieną, pamatysite, koks galingas darbų sąrašas yra. Tai yra tavo darbų sąrašą, todėl pasirinkite iš žemiau pateiktų strategijų, kad rastumėte tai, kas jums tinka. Jei nesate tikras, nebijokite eksperimentuoti ir sumaišyti kelis derinius.

Atminkite, kad kelias į sėkmę yra vienas iš daugybės išsišakojančių kelių, todėl jūsų pasirinktus metodus pasirenkate patys.Reklama

1. Suskirstykite sąrašą į dvi dalis

Pirmoji strategija yra suskaidyti sąrašą į dvi dalis. Šios dvi dalys vadinamos dienraščiais ir „to do“.

Dailies yra kasdienės užduotys, kurias norite labiau išplėtoti. Pavyzdžiui, jei norite įpratinti sportuoti ryte, kasdieninė užduotis gali būti 15 minučių treniruotės ar valandos trukmės pasivaikščiojimas.

Jūsų atlikti darbai yra ne kasdienės užduotys, kurias tam tikru metu turite atlikti. Galbūt jums reikia paruošti ataskaitą darbe arba padaryti pristatymą. Tai galite įdėti į stulpelį „Atlikti“.

Tai veiksminga strategija, nes ji taupo bet kokią netvarką, dėl kurios dauguma žmonių traukia. Kaip minėta anksčiau, žmonės užpildo savo sąrašus, ir daugelį jų paprastai atlieka užduotys, kurias jūs vis tiek atliktumėte, pavyzdžiui, apsipirkti maisto parduotuvėse ar išmesti vaikus pas draugą.

2. Nustatykite daiktų ribą

Jei jums atrodo, kad per daug suskirstote savo sąrašą į dvi dalis, sudarydamas šiuos sąrašus siūlau trumpumą. Galite nustatyti bet kokį elementų skaičių, bet svarbiausia yra tai, kad turite omenyje nustatytą limitą. Kai kurie žmonės turi ne daugiau kaip septynis, o kiti - vos tris. Darykite tai, kas leidžia jums jaustis patogiai.

Idėja yra susiaurinti svarbiausias užduotis, kurias turite atlikti tą dieną. Žinoma, yra ir kitų dalykų, kuriuos atliksite dienos metu, ir tai puiku, bet jūs norite suteikti prioritetą tiems, kurie yra jūsų darbų sąraše prieš tai, kai diena baigta.

3. Sudėtinėms užduotims naudokite kontrolinius sąrašus

Jei jau sudarote siaurus sąrašus, bet dedate sunkesnes užduotis, siūlau suskaidyti šią užduotį. Nesvarbu, ar reikia atlikti pilnus veiksmus, ar užrašyti svarbias detales, kurios turi būti, turite spręsti jūs.

Bet kokiu atveju tai leidžia jums užtikrinti, kad viskas bus atlikta tinkamai ir kad nepraleisite pagrindinės informacijos ar veiksmų.

4. Pirmiausia spręskite MIT

MIT yra svarbiausia užduotis. Kitas būdas pažvelgti į tai yra pirmiausia išspręsti didžiausią ir labiausiai bauginančią užduotį^[1]. Kodėl norite tai padaryti, grįžta į tai, kaip veikia mūsų smegenys.

Jūs galite jaustis priverstas pirmiausia atlikti lengvesnes užduotis, prieš pradėdami didesnę užduotį, tačiau problema yra ta, kad šios užduotys - net ir lengvosios - išeikvoja jūsų energiją. Be to, jei turite atlikti tikrai didelę užduotį, yra tikimybė, kad tai liks jūsų galvoje dienos eigoje. Tai reiškia, kad jūs išleidžiate daugiau energijos vien galvodamas apie tai.

Visa tai nebūtų problema, jei tą didelę gąsdinančią užduotį ryte atliktumėte pirmiausia.

5. Sukurkite atliktų sąrašą

Kitas įdomus požiūris, į kurį reikia atsižvelgti, yra turėti atliktą sąrašą. Tai yra užduočių, kurias atlikote iš savo darbų sąrašo, sąrašas. Daugelis žmonių mano, kad tereikia perbraukti elementą iš savo sąrašo ir tai padaryti, tačiau, atsižvelgiant į tai, ką įtraukiate į tuos sąrašus, atliktas sąrašas gali būti įkvepiantis.

Įsivaizduokite, jei esate tas, kuris į jūsų sąrašus įtraukia sunkesnes užduotis, viršijančias vidutinį, - tai veikla, kuriai tinkamai atlikti reikia valandos ar dviejų. Tai gali įkvėpti jus nuveikti daugiau, jei po dienos darbo pastebėsite, kiek per šį sąrašą nuveikėte per šį sąrašą.Reklama

6. Padarykite savo sąrašą lengvai pastebimą

Nuo spalvingo popieriaus iki jo paskelbimo akivaizdžioje vietoje norite, kad jūsų sąrašas būtų toje vietoje, kur galite jį lengvai pastebėti. Atminkite, kad šio sąrašo nereikia nuolat turėti prieš save, nes tai gali sukelti nereikalingą stresą. Bet tai nustatyti į vieną pusę yra puiki mintis - žvilgsnis į šalį ir jūs tiksliai žinote, ką reikia padaryti.

7. Įtraukite į jį žaidimų elementus

Jei tušinukas ir popierius nėra jūsų reikalas sudarant darbų sąrašus, yra keletas programų, kurios taip pat gali jus padėti. Gražuolė daryti programų sąrašą yra tai, kad yra daugiau vietos kūrybai, ir kai kurie kūrėjai į juos įtraukia žaidimus.

Pavyzdžiui, „Todoist“ turi pasiekimų sistemą, kai asmenys uždirba ženklelius atlikdami daugiau užduočių. Taip pat yra „Bounty Tasker“, leidžiantis pajusti, kad jūsų užduotys yra šalutiniai vaizdo žaidimo uždaviniai.

8. Duokite sau terminus

Darbas išsiplečia, kad užpildytų skirtą laiką.

Tai sena filosofija, kuri vis dar teisinga, kai esame produktyvūs. Pvz., Tarkime, kad jums paskirta rašyti ataskaitą, ir jums suteikiama savaitė tai padaryti. Tikriausiai visą savaitę dirbsite stabiliai. Arba jei esate atidėliotojas, atidėkite tai iki vakaro ir baigsite.

Bet ką daryti, jei jums bus suteikta ta pati užduotis ir jai atlikti bus skirta tik valanda? Tikėtina, kad ataskaitą atliksite, bet prioritetus nustatysite svarbiausiems ir svarbiausiems dalykams, o ne juos užpildysite nereikalingais pūkais.

Visa tai yra ta, kad norėdami pasiekti savo tikslų ir dalykų, kuriuos turite padaryti, sąraše turi terminus . Kalbant apie sąrašų atlikimą, siūlau skirti sau dieną ten įvykdytoms užduotims atlikti. Tai yra pakankamas spaudimas ir paskata sunkiai dirbti su jais.

9. Pridėkite užduočių, kai jos šviežios

Kita strategija yra priskirti sau užduotis net tada, kai dirbate ką nors kita. Turėkite omenyje, kad jūs neturite tai padaryti dabar, tačiau tai gali padėti žmonėms, kurie stengiasi galvoti, į ką toliau sutelkti dėmesį.

Tai yra ta pati linija, kaip ir tada, kai išgirsti ką nors įdomaus ir užrašai. Tai yra išmintingas dalykas, nes tai sutaupo vargo, kai teks apsistoti ties ta mintimi, o ne susitelkti ties atliekama užduotimi. Tai taip pat taupo nuo to, kad reikia prisiminti, kokia yra užduotis, jei esate tas, kuris dienos pabaigoje surašo kitos dienos darbų sąrašą.

10. Patogiai peržiūrėkite savo darbų sąrašą

Atsižvelgiant į bendrą mąstyseną, kita gera strategija yra peržiūrėti savo darbų sąrašą ir jį pakeisti. Jei praktikuojate ankstesnę strategiją, gali būti, kad jūsų darbų sąrašas ilgėja, ir jūs pateikiate nerealius lūkesčius, kad galėsite viską užbaigti.

Suteikdami sau galimybę patikslinti savo darbų sąrašą, leisdami sau paskirstyti užduotis, o ne jas sudėti. Tai padeda jūsų mąstysenai, nes jūsų neapsunkina sąrašas.

11. Rašykite užduotis, o ne tikslus

Turėtumėte turėti atskirus užduočių ir tikslų sąrašus. Idėja apskritai neįtraukti tikslų į savo užduočių sąrašą.

Nors užduotys gali padėti pasiekti tikslus, tikslai yra didesni norai, o ne tai, ko galite pasiekti dienos bėgyje. Pavyzdžiui, išmokti kalbėti prancūziškai yra tikslas; tačiau galite suskaidyti tai į užduotį sakydami 15 minučių skaityti prancūzišką turinį arba žiūrėti filmą prancūziškai.Reklama

Tai taip pat taikoma tikslai taip pat. Tai galite pamatyti kaip gaires. Grįžtant prie kalbėjimo prancūziškai pavyzdžio, tikslas gali būti aptarti mano mėgstamus maisto produktus su kuo nors prancūziškai. Tai yra norimas rezultatas, kurio ieškote iš savo praktikos.

12. Trumpai atlikite darbų sąrašus

Čia trumpas reiškia nuskaitytinas, nes galite greitai peržiūrėti sąrašą ir sužinoti, ką reikia padaryti. Tai galite padaryti sutelkdami dėmesį į konkrečių užduočių raktinius žodžius ir jų netempdami. Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų garažas yra netvarka ir norite jį išvalyti. Užuot parašę ilgą sakinį, palikite jį trumpą ir 30 minučių parašykite kažką panašaus į švarų garažą. arba paprasčiausiai išvalyti garažą.

Taikydami šią strategiją, sudarydami darbų sąrašą praleidžiate mažiau laiko, kol užrašote užduotį. Be to, jūs pasikliaujate aktyvinamaisiais žodžiais, kad mintyse prisimintumėte konkrečią šios užduoties informaciją.

13. Turėkite kelis sąrašus

Kaip minėta pirmiau, patartina turėti atskirus įvairių dalykų sąrašus, pvz., Turėti atskirą tikslų, uždavinių, kasdienių užduočių ir darbų sąrašą. Kitas būdas, kaip jūs galite į tai pažvelgti, yra sistema, kurioje konsultuojatės iš trijų sąrašų.

Šie sąrašai yra:

Pagrindinis sąrašas

Čia yra bet kuris iš jūsų ilgalaikių tikslų, pavyzdžiui, persikėlimas į naują namą, išėjimas iš skolų ar verslo kūrimas. Tai yra dalykai, kurių įgyvendinimas užtruks metus ar daugiau.

Savaitės projektų sąrašas

Tai yra dalykai, kuriuos norite įgyvendinti iki savaitės pabaigos. Tai yra dalykai, kurie lėtai judins adatą link kai kurių elementų iš jūsų pagrindinio sąrašo. Ankstesniame pavyzdyje tai gali būti verslo paskolos gavimas, namų medžioklė ar kaupiamosios sąskaitos sukūrimas.

Didelio poveikio sąrašas

Galiausiai, tai užduotys, kurias reikia atlikti šiandien. Nesvarbu, ar jie susiję su dviem ankstesniais sąrašais, ar ne. Čia dedamos prioritetinės užduotys. Pavyzdžiai gali būti skambinimas konkretiems žmonėms arba darbas prie projekto ar ataskaitos, kuri netrukus bus parengta.

Turėdami šiuos sąrašus, dažnai nurodysite savaitinių projektų sąrašą ir didelio poveikio sąrašą ir nustatysite, ar savaitinė užduotis turėtų būti perkelta į tą sąrašą.

Tai darydami pradėsite pastebėti, kiek jūsų kasdienis gyvenimas turi įtakos tiems tikslams, kurie įrašyti į tą pagrindinį sąrašą. Tai gali būti įkvepianti, nes tai, ką darote, aktyviai priartina jus prie tikslų.Reklama

14. Negalima didinti sunkumų, kol nebūsite pasirengę

Kai kurios iš paminėtų strategijų gali atrodyti nesunkiai, tačiau joms reikia daug proto tvirtumo. Motyvacija yra neįprastas dalykas, o mūsų smegenys yra sujungtos tam tikru būdu apdoroti. Jei ieškote tikrų pokyčių ir to, kas prilimpa, geriausias principas yra iš pradžių išlaikyti viską paprastą ir lengvą.

Tai gali būti kliūtis, bet jūs dažnai nesuvokiate, kaip tie kūdikio žingsniai gali atlikti lemiamą vaidmenį, kai jūs galite pradėti bėgti ir vaikytis savo svajonių. Nesigėdykite, jei turite pradėti nuo paprastų užduočių sau. Net grįžti prie kasdienių užduočių, kurias vis tiek atliekate, pavyzdžiui, nusiprausti po dušu, skalbti skalbinius ar nusipirkti maisto, yra geras būdas pradėti.

Iš pradžių įtraukus tuos daiktus į sąrašą, pasijauti, kad turėjai produktyvią dieną. Iš ten galite mesti iššūkį sunkesnėms užduotims. Įtraukite mankštos rutiną arba praleiskite pusvalandį užduotei, kuri jums kažką reiškia.

Idėja yra palengvinti save kasdienybe, kad nesijaustumėte priblokšti.

15. Išmatuokite savo laiką

Paskutinė strategija, kuri gali jums padėti, yra laiko matavimas. Kiek laiko užtruksite, kol atliksite konkrečią užduotį? Jums nereikia rinktis specifikos, tačiau per savaitę pasirenkite laiką ir gaukite vidutinį laiką, praleistą šiai užduočiai atlikti.

Kodėl tai svarbu? Šią informaciją galima suskirstyti dviem būdais.

Pirmasis būdas yra naudoti jį kaip žymeklį efektyvumui padidinti. Priklausomai nuo užduoties, galite rasti naujų būdų pasiekti tuos pačius rezultatus per trumpesnį laiką.

Tai taip pat leidžia žinoti, ką galite nuveikti per tam tikrą dieną. Jei žinote, kad jums reikia maždaug valandos, kad pereitumėte visą rytinę rutiną, būsite sąmoningesni, kaip judate per tą rutiną.

Be to, jei žinote, kokias užduotis atliksite kitą dieną, galėsite geriau valdyti savo laiką, nes žinote, kiek laiko reikės viskam atlikti.

Paskutinės mintys

Sudaryti efektyvų darbų sąrašą nėra taip lengva, kaip atrodo. Yra įvairių unikalių strategijų, kurias reikia išbandyti, kai kurios labiau iššaukia kitas. Tačiau jei jus motyvuoja naudoti šį produktyvumo įrankį, kad jūsų gyvenimas būtų lengvesnis, tada jis bus lengvesnis. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai nuolat dėti pastangas, eksperimentuoti ir prireikus perkainoti. Taigi pradėkite nuo darbų sąrašų jau šiandien.