Nors geri padėjėjai gali išlaisvinti mus nuo įprastų biuro operacijų ir saugoti mūsų tvarkaraščius, puikūs padėjėjai gali atlikti įprastą neprižiūrimą darbą, kurį paprastai atlieka vadovas ar vadovas, išlaisvindami mus nuo aukštesnio lygio užduočių.Reklama

TAIP PAT ŽR : Keturios veiksmingos natūralaus streso priemonėsReklama

Tiems iš mūsų, kuriems pasisekė turėti puikių padėjėjų, mes žinome, kaip reikšmingai jie gali pagerinti mūsų efektyvumą. Buvau palaiminta, kad turiu du nepaprastai puikius padėjėjus, ir nors kiekvienas perėjo į didesnės atsakomybės pareigas, jų indėlis lieka man.Reklama

Didelės išmokos

Šie keturi dalykai yra užduotys (arba atlikimo sritys), kurias gali atlikti patikimas asistentas, iš karto atlaisvindamas jūsų laiką iki poros valandų per dieną ir žymiai pagerindamas savo biuro darbą - nebent tai jau yra tiksliai sureguliuota mašina.Reklama

1. Būkite tvarkaraščio valdytojas. Paraginkite savo padėjėją prisiimti atsakomybę už jūsų tvarkaraščio efektyvumą. Įsitikinkite, kad jis supranta jūsų darbo prioritetą ir kam gali ir turėtų būti leista nepaisyti jūsų suplanuotos dienos. Tada leiskite savo padėjėjui pradėti tvarkyti jūsų susitikimus. Susitikite su juo kiekvieną rytą ir popietę, kad peržiūrėtumėte porą savaičių ir sumažintumėte susitikimų dažnumą, kuris tarnautų jums abiem.
2. Filtruokite ir užsisakykite el. Paštą. Tikrai taip. Kodėl tu turite nuspręsti, kurį el. laišką skaitėte, ir kodėl turėtumėte pakartotinai priimti tą sprendimą atsižvelgdami į tai, kai kas nors jį siunčia? Žmonės siunčia per daug el. Laiškų ir beveik nesuvokia, kaip juos padaryti efektyvesnius. Leiskite savo padėjėjui nuspręsti, ką ir kada reikia perskaityti. Kaip jūs abu organizuosite šį procesą, priklauso tik nuo jūsų.
3. Susirašinėjimuose užsirašykite jus dominančiomis temomis. Jei efektyviai naudojatės savo padėjėju, jis jau turi idėją, kokios informacijos reikia norint gerai atlikti savo darbą. Leiskite jiems padėti jums tai paraginti ir paskatinti jus žinoti dalykus, apie kuriuos dar neklausėte.
4. Nustatykite patobulinimus biuro operacijose. Tai lengva. Arba galite tai padaryti sunku. Jei neturite kito asmens, kuris būtų biuro vadovas, jūsų padėjėjas galės puikiai rekomenduoti ar tiesiog įgyvendinti žmonių ir informacijos patekimo į jūsų organizaciją ir iš jos patobulinimus. Suteikite jiems atsakomybę ir įgaliojimus tai padaryti.

Potencialūs žaidimų keitėjai

Likusiuose keturiuose daiktuose yra elementų, kuriuos valdytojai patiko, o kai kuriuos - daug labai nepatogu su. Niekas nežadėjo, kad valdymas buvo lengvas; šie potencialūs žaidimų keitikliai gali padėti puikiam asistentui padėti jums būti žymiai efektyvesniems.

1. Atsakykite į įprastus el. Laiškus už jus. Daugelis iš jų yra gana lengvi. Tipiški pavyzdžiai yra įprastos informacijos užklausos, atsakymai į el. Laiškų planavimą ir užklausos, dėl kurių nereikia jūsų dalykinės patirties ar konkrečių sprendimų. Kitais atvejais leisdamas savo padėjėjui suprasti, kaip atsakytumėte į panašius pranešimus, jis galės parengti atsakymus jūsų peržiūrai ir perdavimui.
2. Dalyvaukite už jus nesusijusiuose posėdžiuose. Jei susitikimo tikslas yra informacijos paskirstymas, o ne sprendimų priėmimas, jūsų padėjėjas gali atlaisvinti dalį jūsų laiko kitiems dalykams lankydamasis šiuose susitikimuose ir rinkdamas informaciją. Tada jie gali jį apibendrinti ir peržiūrėti.
3. Parodykite pažangos potencialą. Kai kurie tikrai puikūs padėjėjai labai džiaugiasi tuo vaidmeniu ir nenori pereiti į kitas pareigas ar įgyti papildomos atsakomybės, net demonstruodami aiškų sugebėjimą tai atlikti. Kiti turi galimybę ir norą padidinti atsakomybę. Apsvarstykite galimybę jiems tai suteikti. Priešingu atveju jūs prarandate puikų asistentą, taip pat galimai gerai dirbantį kitą darbą.
4. Nustatykite savo potencialų talentą. Ką?! Leisk savo padėjėjui rasti tau talentą ?! Kodėl gi ne? Jei asistentas turi galimybių, kam tai švaistyti? Nedaugelis žmonių žinos jūsų organizacinius poreikius ir valdymo darbotvarkę, taip pat jūsų padėjėjas, ir nedaugelis žmonių gali parduoti darbą už jus. Ar tai reiškia leisti jiems samdyti talentą? Ne. Aš nesiūlau deleguoti įdarbinimo įgaliojimų. Siūlau panaudoti turimą turtą, kad pasiektumėte didesnį efektyvumą turėdami ribotą laiką ir išteklius.

(Nuotraukų kreditas: Jauna moteris, nešiojanti laisvų rankų įrangą per Shutterstock)