Kiekvienas mano komandos narys turi kibirą užduočių, kurias reikia atlikti kiekvieną darbo dieną. Be to, dauguma jų užduočių yra arba kūrybinės, arba problemų sprendimo užduotys. Kiekvienas iš jų turėjo išmokti nustatyti prioritetus užduotims, kad viskas būtų atlikta.

Nepaisant daugybės užduočių, mūsų komanda sugeba išlikti susitelkusi ir kūrybinga bei nuosekliai dirbti per nustatytą laiką.

Aš jums atskleisiu, kaip padėjau savo komandai per trumpesnį laiką padaryti daugiau dalykų, naudodamasis teisingu prioritetų nustatymu. Kelios minutės, praleistos skaitant šį straipsnį, ilgainiui gali pažodžiui sutaupyti tūkstančius valandų. Taigi, pradėkime nuo mano metodo, kaip nustatyti dalykus pagal prioritetus:

Kaip suskirstyti pirmenybę naudojant svarstyklių metodą

Anądien pas mane atėjo viena naujoji redaktorė ir pasakojo, kaip ji stengiasi išlaikyti daugybę užduočių, kurias jai reikėjo atlikti, ir terminų, kurių jai nuolat reikėjo laikytis.

Kiekvienos dienos pabaigoje ji pasijuto padariusi daug dalykų, tačiau dažnai nesugebėjo pateikti kūrybinių idėjų ir sėkmingai paskelbti straipsnius. Iš to, ką ji man pasakė, buvo akivaizdu, kad ji jautėsi priblokšta ir vis labiau nusivylė dėl to, kad nepasiekė savo tikslų, nepaisant to, kad daugiausiai dienų skyrė papildomoms valandoms. Visa tai ilgainiui neleido jai sukurti gero darbo ir gyvenimo pusiausvyros.

Išklausiusi mano patarimų, kaip naudoti svarstyklių metodą, ji iškart patyrė dramatišką produktyvumo padidėjimą, kuris atrodė taip:

• Ji galėjo gaminti tris kartus daugiau kūrybinių idėjų tinklaraščių straipsniams.
• Ji galėtų laiku paskelbti visus jos straipsnius.
• Ir ji galėjo kiekvieną dieną laiku užbaigti visus savo darbus ( nebėra viršvalandžių !).

Jei smalsu, kaip ji tai padarė, perskaitykite išsamų vadovą:

1. Nustatykite 10 minučių planavimui

Sprendžiant produktyvumo problemas, prasminga planuoti prieš imantis veiksmų. Tačiau neįsitraukite į planavimą taip, kad įstrigtumėte jame ir niekada neperžengtumėte pirmosios bazės ribų.Reklama

Aš rekomenduoju skirti sau konkretų planavimo laikotarpį, tačiau jo reikia trumpai. 10 ar 15 minučių turėtų pakakti galvoti apie savo planą.

Šį laiką naudokite:

• Pažvelkite į bendrą vaizdą.
• Pagalvokite apie dabartinį tikslą ir tikslą, kurio jums reikia / norite pasiekti.
• Išdėstykite visas užduotis, kurias turite atlikti.

2. Suderinkite užduotis su tikslu

Tai yra pagrindinis komponentas, dėl kurio svarstyklių metodas yra efektyvus, kai moki prioritetus.

Tai veikia taip:

Pažvelkite į visas užduotis, kurias atliekate, ir peržiūrėkite jų svarbą. Tiksliau, įvertinti užduoties svarbą pagal jos kainą ir naudą .

Pagal kainą turiu omenyje kiekvienai užduočiai reikalingas pastangas (įskaitant laiką, pinigus ir kitus išteklius). Nauda yra tai, kiek užduotis gali padėti pasiekti jūsų tikslą.

Kad jums būtų lengviau, žemiau išvardinau keturis derinius, kurie padės greitai ir lengvai nustatyti kiekvienos užduoties prioritetą:Reklama

Maža kaina + didelė nauda

Pirmiausia atlikite šias užduotis, nes jas atlikti yra paprasčiausia, tačiau jos padės priartėti prie savo tikslo.

Patvirtinti pardavimo brošiūrai sukurtus meno kūrinius tikriausiai tiktų šiai kategorijai. Galite lengvai nuspręsti, ar jums patiko meno kūrinys / maketas, tačiau jūsų sprendimas jį patvirtinti paskatins lankstinuko gamybą ir tolesnę pardavimo naudą išsiunčiant jį potencialiems klientams.

Didelė kaina + didelė nauda

Išskaidykite didelių išlaidų užduotį į mažesnes. Kitaip tariant, suskaidykite didelę užduotį į mini užduotis, kurioms atlikti reikia mažiau nei valandos, tada iš naujo įvertinkite šias mažas užduotis ir nustatykite jų teisingą prioriteto lygį.

Įsivaizduokite, jei jūsų paprašytų parašyti naujo, baltymų miltelių papildo be dienoraščio, pristatymo į gaminį planą. Užuot bandę parašyti planą vienu prisėdimu, siekite parašyti skirtingas dalis skirtingu metu (pvz., Praleiskite 30 minučių rašydami įžangą, vieną valandą - teksto tekstą ir 30 minučių - išvadą).

Maža kaina + maža nauda

Mokantis nustatyti laiko ir užduočių prioritetus, būtent šis derinys turėtų būti jūsų mažiausias prioritetas. Arba skirkite 10–15 minučių šiai užduočiai atlikti, arba įdėkite tokio pobūdžio užduotis tarp vertingų užduočių kaip naudingą pertrauką.

Tai tikriausiai yra būtinos užduotys (pvz., Įprastos užduotys, pvz., El. Pašto tikrinimas), tačiau jos nelabai prisideda siekiant jūsų norimo tikslo. Laikykite juos žemyn savo prioritetų sąraše.

Didelė kaina + maža nauda

Peržiūrėkite, ar šios užduotys tikrai reikalingos. Pagalvokite apie būdus, kaip sumažinti išlaidas, jei nuspręsite, kad užduotis turi būti atlikta.

Pavyzdžiui, ar kokie nors įrankiai ar sistemos gali padėti greičiau atlikti užduotį? Šioje kategorijoje greičiausiai rasite tokių dalykų kaip pardavimų kontaktų skaičiuoklių tikrinimas ir atnaujinimas. Tai gali būti beprotiškas ir daug laiko reikalaujantis dalykas, nedarant klaidų. Tačiau yra daugybė programų, kurios gali padaryti šį procesą greitą ir sklandų.Reklama

Dabar, grįžę prie redaktoriaus, apie kurį kalbėjau anksčiau, pažvelkime į tipišką jos kasdienių užduočių sąrašą:

Išklausiusi mano patarimo, ji sugadino didelės išlaidos + didelė nauda užduotis į mažesnes. Tada jos užduotys atrodė taip (prioriteto tvarka):

Užduotį apie straipsnių reklamavimą skirtingose ​​platformose, peržiūrėję jos pranašumus, nusprendėme sutelkti dėmesį tik į efektyviausią platformą, taip žymiai sumažindami susijusias laiko sąnaudas.

Efektyviai išanalizavę savo kasdienių užduočių kainą ir naudą, galite pasinerti tai Viso gyvenimo planuotojas kad būtumėte kuo puikiausiai užpildę viską, kas yra jūsų sąraše.

Premijos patarimas: Užduočių sprendimas su terminais

Įvertinę savo užduotis, žinosite jų svarbą. Tai iškart suteiks jums visiškai aiškų vaizdą, kaip nustatyti prioritetus, atsižvelgiant į tai, kurios užduotys padėtų jums pasiekti daugiau (nustatant tikslus). Tačiau kartais negalėsite nuspręsti dėl kiekvienos užduoties prioriteto, nes bus nustatytos išorinių šalių, pvz., Vadovų ir agentūrų, nustatytos datos.

Tokiais atvejais kaip šis, siūlau atsižvelgti į dabartinių užduočių svarbą ir vertes, suderinti sąrašą taip, kad būtų lengviau laikytis terminų ir atitinkamai pakoreguoti prioritetus. Reklama

Pavyzdžiui, vėl panirkime į redaktoriaus pasaulį.

Kai kuriuos jos redaguotus straipsnius reikėjo paskelbti iki konkrečių datų, todėl tai yra neatidėliotinos ir svarbios užduotys. Svarstyklių metodas tai leidžia, ir šiuo atveju jos pakeistas užduočių sąrašas atrodytų maždaug taip:

Tikimės, kad dabar galite pamatyti, kaip lengva įvertinti užduočių svarbą ir kaip jas suskirstyti pagal prioritetines eiliškumą.

Esmė

Svarstyklių metodas skiriasi nuo kitų, kuriuos bandėte. Priimdami svarstyklių metodą, jūs pradėsite teisingai nustatyti savo darbo prioritetus ir padidinti savo produktyvumą iki 10 kartų!

Skirtingai nuo kitų metodų, iš tikrųjų nepaaiškinančių, kaip spręsti užduoties svarbą, mano metodas padės jums suskaidyti kiekvieną savo užduotį į dvi dalis: kainą ir naudą. Mano metodas taip pat padės jums imtis tolesnių veiksmų, pagrįstų skirtingais sąnaudų ir naudos deriniais, o tai gali paskatinti jūsų karjeros plėtrą.

Pradėkite dabar skirti 10 minučių savo įprastoms kasdienėms užduotims įvertinti ir kaip jie atitinka jūsų tikslą (-us). Kai turėsite šią informaciją, bus labai lengva užduotis įrašyti į prioritetų sąrašą. Lieka tik tai, kad kitą darbo dieną pradėsite sekdami savo naują pagrindinį sąrašą.

Daugiau produktyvumo patarimų

• Kaip efektyviai perkelti darbą (nuoseklus vadovas)
• Pagrindinis jūsų darbo ir gyvenimo prioritetų nustatymo vadovas
• Kas yra laiko valdymas ir kaip protingai valdyti savo laiką
• Kaip sutelkti dėmesį ir padidinti savo produktyvumą (galutinis vadovas)

Panašus nuotraukų kreditas: Scottas Grahamas per unsplash.com Reklama