Visi vadovai ir vadovai turi įvaldyti delegavimo proceso meną. Suprasti, kaip ir kada paskirstyti atsakomybę kitiems, yra būtina siekiant išlaikyti aukštą produktyvumo lygį tiek asmeniniu, tiek organizaciniu lygiu. Veiksmingam vadovavimui taip pat būtina perduoti užduotis.

Išmokti deleguoti reiškia sudaryti darnią ir veiksmingą komandą, kuri galėtų laikytis terminų. Be to, žinojimas, kada ir kaip perleisti darbą, sumažins jūsų darbo krūvį, tokiu būdu pagerins jūsų savijautą darbe ir padidins jūsų pasitenkinimą darbu. Deja, daugelis vadovų nėra tikri, kaip tinkamai deleguoti, arba dvejoja.

Šiame vadove sužinosite, ką iš tikrųjų reiškia delegavimas, kaip užduočių perdavimas naudingas jūsų komandai ir kaip efektyviai paskirstyti užduotis.

Turinys

1. Delegavimo svarba
2. Kodėl žmonės bijo perduoti užduotis?
3. Delegavimo ir paskirstymo skirtumas
4. Kaip efektyviai perduoti užduotis
5. Apatinė eilutė
6. Daugiau patarimų produktyviam vadovavimui

Delegavimo svarba

An geras vadovas moka deleguoti. Kai perduodate dalį savo darbo, jūs sutaupote laiko ir kasdien pasiekiate daugiau.

Veiksmingas delegavimas taip pat skatina produktyvumą ir gerą laiko valdymą komandoje, remdamasis esamais savo narių įgūdžių rinkiniais ir leisdamas jiems tobulėti naujomis žiniomis ir kompetencijomis. Rezultatas - lankstesnė komanda, galinti pasidalyti vaidmenimis, kai to reikia^[1].

Kai esate pasirengęs deleguoti, jūs skatinate pasitikėjimo atmosferą. Jūsų veiksmai siunčia aiškų signalą: būdami lyderiu pasitikite pavaldiniais, kad pasiektų norimų rezultatų. Todėl jie sugalvos apie jus kaip apie simpatišką ir efektyvų lyderį, kuris gerbia jų įgūdžius ir poreikius.

Delegacija nėra susijusi su užsakymų lojimu ir viltimi, kad jūsų darbuotojai pateks į eilę. Vadovo darbas yra gauti geriausią iš jų prižiūrimų asmenų ir tokiu būdu maksimaliai padidinti produktyvumą ir pelną ^[2].

Štai blogo delegavimo pavyzdys:Reklama

Kruopštus delegavimas padeda nustatyti unikalias stipriąsias ir silpnąsias komandos narių puses ir pasinaudoti jomis. Delegavimas taip pat skatina darbuotojų įsitraukimą, nes tai įrodo, kad vadovai yra suinteresuoti pasinaudoti savo talentais.^[3]

Kodėl žmonės bijo perduoti užduotis?

Delegavimas padidina produktyvumą, tačiau ne visi vadovai nori ar gali deleguoti.^[4]Kodėl? Štai kelios dažniausios priežastys:

• Jie piktinasi mintimi, kad kažkas kitas gali gauti kreditą projektui.
• Jie nori deleguoti iš principo, tačiau bijo, kad jų komanda negalės prisiimti daugiau atsakomybės.
• Jie įtaria, kad jų darbuotojai jau yra pervargę ir jaučiasi nenoriai didindami savo naštą.
• Jie įtaria, kad paprasčiau ir greičiau atlikti pačią užduotį.
• Jiems nepatinka mintis atsisakyti užduočių, kurias jiems patinka atlikti.
• Jie baiminasi, kad jei jie perduos atsakomybę, jų pačių vadovas padarys išvadą, kad jie negali susitvarkyti su savo darbu.

Delegavimo ir paskirstymo skirtumas

Daugelis žmonių mano, kad delegavimas ir paskirstymas yra sinonimai, tačiau reikia atskirti abu dalykus.^[5]

Paskirdami užduotį, jūs tik nurodote pavaldiniui atlikti konkretų veiksmą. Jūs liepiate jiems, ką daryti, o jie tai daro - taip paprasta.

Kita vertus, delegavimas apima kai kurių savo darbų perdavimą kitam asmeniui. Jie gauna ne tik instrukcijų rinkinį.Svarbi dalis yra ta, kad jiems tenka vaidmuo, reikalaujantis, kad jie priimtų sprendimus ir būtų atsakingi už užduoties atlikimą.^[6]

Kaip efektyviai perduoti užduotis

Taigi, koks yra geriausias būdas perduoti darbą, kad galėtumėte kovoti su delegavimo baime, sukurti efektyvią komandą ir dirbti greičiau? Čia pateikiamas nuoseklus vadovas:

1. Žinokite, kada deleguoti

Suprasdami, kiek turite kontroliuoti situaciją, galite nustatyti geriausią darbuotojų įgalinimo strategiją. Yra 7 delegavimo lygiai, kurie darbuotojams siūlo skirtingą atsakomybės laipsnį.Reklama

Šiame trumpame vaizdo įraše paaiškinami šie lygiai ir pateikiami pavyzdžiai, kada tikslinga naudoti kiekvieną iš jų:

Delegavimas vyksta pagal spektrą. Žemiausias delegavimo lygis įvyksta, kai nurodote kitiems žmonėms, ką daryti. Tai suteikia mažai galimybių darbuotojams išbandyti naujus metodus. Labiausiai įgalinanti delegavimo forma įvyksta tada, kai sugebate darbuotojui atiduoti didžiąją projekto kontrolės dalį.

Žinojimas, kaip perduoti darbą, padeda suprasti, kaip žmones susieti su užduotimis, kurios geriausiai išnaudoja jų talentus. Tinkamai atlikus tai užtikrins geriausią galutinį rezultatą.^[7]

Kai nuspręsite, kaip deleguoti darbą, užduokite šiuos klausimus:

• Ar turite būti atsakingas už šią užduotį, ar gali kas nors kitas ją ištraukti?
• Ar tam reikia jūsų dėmesio, kad pavyktų?
• Ar šis darbas padės darbuotojui lavinti savo įgūdžius?
• Ar turite laiko išmokyti ką nors atlikti šį darbą?
• Ar tikitės, kad tokio pobūdžio užduotys kartosis ateityje?

2. Nustatykite geriausią asmenį darbui

Norėdami perduoti delegaciją, turite perduoti deglą tinkamam komandos nariui. Jūsų tikslas yra sukurti situaciją, kurioje jūs, jūsų įmonė ir darbuotojas patirtumėte teigiamą patirtį.

Pagalvokite apie komandos narių įgūdžius, norą mokytis ir jų darbo stilių bei pomėgius.Jūsų deleguotas asmuo galės efektyviau atlikti darbusjei jie yra pajėgūs, treniruojami ir domisi. Kai įmanoma, suteikite darbuotojui galimybę žaisti pagal savo stipriąsias puses.

Nepatyrusiems darbuotojams gali prireikti daugiau patarimų nei patyrusiems veteranams. Jei neturite laiko priversti naujesnio darbuotojo sėkmės, nėra teisinga juos deleguoti.

Taip pat turite apsvarstyti, kiek jūsų darbuotojai yra užimti. Paskutinis dalykas, kurį norite padaryti, yra priblokšti ką nors, suteikiant jam per daug atsakomybės.Reklama

3. Pasakykite ir parduokite, kad įsigytumėte narį

Radę tobulą žmogų darbui, jūs vis tiek turite priversti juos prisiimti naują atsakomybę. Praneškite jiems, kodėl pasirinkote būtent juos.^[8]Kai parodote kitiems, kad palaikote jų augimą, tai kuria pasitikėjimo kultūrą. Labiau tikėtina, kad į rezultatą bus investuojami darbuotojai, kurie deleguotas užduotis vertina kaip galimybes.

Kai dirbate su naujesniais darbuotojais, pareikškite savo norą nuolat teikti palaikymą ir grįžtamąjį ryšį. Dėl patyrusių darbuotojų atsižvelkite į jų mintis ir patirtį.

4. Būkite aiškus ir konkretus apie darbą

Labai svarbu paaiškinti darbuotojams, kodėl projektas yra būtinas, ko jūs iš jų tikitės ir kada jis bus vykdomas.^[9]Jei jie žino, ko jūs tikitės, jie greičiausiai pristatys.

Nustatydami aiškius lūkesčius, jūs padėsite jiems planuoti, kaip atlikti užduotį. Nustatykite projekto etapus, kad galėtumėte patikrinti pažangą be mikrovaldymo. Jei jūsų darbuotojui kyla sunkumų įgyvendinant etapą, jis vis tiek turi laiko ištaisyti, kol bus pateiktas galutinis produktas.

Šis atskaitomybės tipas dažniausiai naudojamas universitetuose. Jei studentai žino tik svarbiausių mokslinių darbų atlikimo datą ir pagrindinius reikalavimus, jie gali atidėti darbą iki vienuoliktos valandos. Daugelis programų reikalauja, kad studentai susitiktų su patarėjais kas savaitę, kad gautų patarimų, adresų struktūrą ir prieš nustatytus terminus išsiaiškintų savo metodus. Šios priemonės sukuria studentams sėkmę, suteikiant jiems erdvės puikiam darbui.

5. Palaikykite savo darbuotojus

Kad pamatytumėte geriausius galimus delegavimo rezultatus, jūsų pavaldiniams reikia jūsų išteklių ir paramos. Susiekite juos su mokymais ir medžiaga, kad lavintumėte įgūdžių rinkinius, kurių jie dar neturi.^[10]

Iš anksto gali prireikti daugiau laiko, kol bus prieinami ištekliai, tačiau tinkamai atlikdami darbą sutaupysite laiko. Už pasikartojančias užduotis šis mokymas atsiperka pakartotinai.

Kartais darbuotojams reikia pagalbos, kad pamatytų, ką jie daro gerai ir kaip galėtų tobulėti. Atsiliepimų teikimas ir gavimas yra esminė užduočių delegavimo dalis. Tai taip pat yra geras būdas stebėti deleguotas užduotis kaip lyderis. Nors galite sekti užduočių eigą, tačiau ne mikrovaldymas darbuotojų.Reklama

Viso projekto metu periodiškai klauskite savo darbuotojų, ar jiems reikia palaikymo ar paaiškinimų. Aiškiai pasakykite, kad patikite jiems atlikti darbą ir norite sukurti erdvę jiems užduoti klausimus bei pateikti grįžtamąjį ryšį. Šie atsiliepimai padės jums patobulinti darbo delegavimo būdą.

6. Parodykite savo įvertinimą

Per periodines registracijas atpažinkite visas iki šiol matytas pergales. Pripažinkite, kad jūsų darbuotojai daro pažangą siekdami tikslo. Pažangos principas išdėstyta, kaip svarbu švęsti mažus laimėjimus, kad darbuotojai būtų motyvuoti.^[vienuolika]Darbuotojai bus efektyvesni ir atsidavę, jei žinos, kad pastebite jų pastangas.

Darbuotojų atpažinimas, kai jiems gerai sekasi, padeda suprasti jūsų tikėtiną darbo kokybę. Tai labiau tikėtina, kad jie norės vėl bendradarbiauti su jumis įgyvendinant būsimus projektus.

Apatinė eilutė

Dabar, kai tiksliai žinote, ką reiškia delegavimas ir efektyvaus darbo delegavimo būdai, jūs galite puikiai supaprastinti savo užduotis ir padidinti savo komandos produktyvumą.

Deleguoti reiškia suteikti autonomiją ir valdžią kam nors kitam, taip sumažinant savo darbo krūvį ir sudarant subtilią, gerai išnaudojamą komandą.

Delegavimo įgūdžiai gali atrodyti sudėtingi ar bauginantys, tačiau laikui bėgant tai tampa daug lengviau. Pradėkite nuo mažiausio, per kitą ar dvi savaites savo komandos nariams deleguodami porą sprendimų.

Daugiau patarimų produktyviam vadovavimui

• Darbų delegavimas: ką deleguoti ir ko ne?
• 10 būdų, kaip pagerinti komandos valdymo įgūdžius ir padidinti našumą
• Lyderystė ir valdymas: ar vienas geresnis už kitą?

Panašus nuotraukų kreditas: „CoWomen“ per unsplash.com

Nuoroda