KAIP SUDARYTI DARBŲ SĄRAŠĄ IR IŠ TIKRŲJŲ PADARYTI ATLIKTUS DARBUS

Vienas iš galingiausių būdų sumažinti stresą ir priblokšti, kai jaučiate nerimą dėl savo darbo, yra atsisėsti su rašikliu ir popieriaus lapeliu ir išrašyti visus dalykus, kuriuos turite padaryti. Koks autorius Pabaigti darbus , Davidas Allenas vadina minčių šlavimą. Tai atleidžia jūsų smegenis nuo kognityvinės perkrovos ir, kai matote išvardintus visus dalykus, kuriuos turite padaryti, jūs jaučiate komfortą, žinodami, kad tai nėra taip blogai, kaip jūsų smegenys jums liepė.

Tačiau viskas, ką turite padaryti, jums neteks iš galvos. Tai tik pirmas žingsnis.

Norėdami tikrai pasinaudoti užduočių sąrašo teikiama nauda, galite padaryti keletą dalykų, kurie padarys jūsų darbų sąrašą daug efektyvesnį.

1. Aiškiai nurodykite, ką turite padaryti

Dažnai matau daryti sąrašus su tokiomis užduotimis, kaip parašyta Pakalbėk su Timu arba Paruoškite pristatymą . Su tokiomis užduotimis susijusi problema nėra aiški. Yra daugybė klausimų, kurie lieka neatsakyti. Kalbėti su Timu apie ką? Koks pristatymas? Ką reikia paruošti?

Rašydami užduotį žinosite, ką norite daryti; bet po savaitgalio ar kelių dienų tai, ką norite nuveikti, pasidarė purvina ir neaišku. Kur kas geriau rašyti Kalbėkitės su Timu apie kitos savaitės kelionę į Berlyną arba paruoškite kitos savaitės pristatymo Direktorių valdybai metmenis . Aišku, gali prireikti dar kelių sekundžių, kol parašysite papildomus žodžius, tačiau vėliau padėkosite sau, kai atvyksite atlikti užduotį.

Tokių užduočių rašymas labai aiškiai parodo, ką norite daryti . Kai atsisėsite pradėti savo darbo, jūs tiksliai žinosite, kas yra susijusi su tų užduočių atlikimu, kad galėtumėte priimti geresnius sprendimus, ką dirbti.Reklama

Tai taip pat sutaupo daug laiko, nes aiškumas reiškia, kad galėsite gauti reikiamus failus ir pradėti iš karto, užuot keletą minučių bandę prisiminti, ką turite padaryti.

2. Negalima atsitiktinai atlikti užduočių

Labai viliojanti prie kiekvienos parašytos užduoties pridėti datą - ar nenorite pamiršti to atlikti, ar ne? - Problema, kai atsitiktinai sutinkate kiekvieną užduotį, kurią įtraukiate į savo darbų sąrašą, yra tai, kad didžiulis kasdienis užduočių, kurių nereikia atlikti tą dieną, kurią pasirinkote, sąrašas, arba jūs planuosite užduotis arba tiesiog jas ignoruosite.

Verčiau strategiškiau. Užduoties datą įrašykite tik tuo atveju, jei ketinate ją atlikti tą dieną. Aš mačiau kasdien darant sąrašus su dvidešimt trisdešimt užduočių, kai žmogus turi dieną atgal. Šiomis aplinkybėmis jokiu būdu negalima atlikti užduočių.

Gerai, jei priminimų užduotį įtraukiate į savo kasdienių darbų sąrašą PRIMINIMAS : Peržiūrėkite X projektą - ar reikia ką nors daryti? Arba sukurkite skambučių, kuriuos norite atlikti, sąrašą ir atlikite vieną kasdienę užduotį, kurioje nurodoma peržiūrėti savo skambučių sąrašą. Tiesiog dirbkite, kad jūsų kasdienių darbų sąrašas būtų tvarkomas ir realistiškas.

Kiekvieną savaitę praleidę šiek tiek laiko, norėdami suplanuoti savaitę pagal tai, kas yra jūsų kalendoriuje, padėsite išlaikyti efektyvesnį darbų sąrašą. Tada prie savo užduočių galite pridėti datas. Kai biure praleidžiate ramią dieną be susitikimų, turėkite ilgesnį darbų sąrašą. Jei išvykstate į komandiruotę, sumažinkite užduočių skaičių savo sąraše.

3. Laikykite savo dienos sąrašą ne daugiau kaip dešimt užduočių

Kai siūlau tai žmonėms, jie dažnai iš manęs juokiasi. Jie mano, kad yra daug užimtesni už tai ir turi turėti bent dvidešimt užduočių savo sąraše.Reklama

Čia problema yra su visais trikdžiais, ekstremaliomis situacijomis ir pertraukimais, kuriuos ketinate gauti kiekvieną dieną; tu neketini atlikti tų dvidešimties užduočių. Dienos pabaigą pasieksite nusivylę, nes planuojate dvidešimt penkis – penkiasdešimt procentų užduočių, kurias turėjote savo sąraše.

Vietoj to, dienos pabaigoje skirkite maždaug nuo dešimties iki penkiolikos minučių prioritetą kitai dienai. Pasirinkite dešimt svarbiausių užduočių iš savo sąrašo ir juos kaip nors paryškinti. Daugelis užduočių sąrašo valdytojų turi būdą pažymėti užduotis, todėl jūs galite pridėti žymėjimą prie 10 užduočių, kurias norite atlikti kitą dieną.

Tai ne tik neleidžia susitelkti į tai, kas svarbu, bet ir priverčia pasirinkti užduotis, kurios turės didžiausią teigiamą poveikį jūsų dienai.

Tokiu būdu pradėdami prioritetuoti savo darbų sąrašą, natūraliai tapsite labiau susikoncentravę ir daugiau laiko praleisite užduotims, kurios jus skatina vykdyti jūsų projektus ir tikslus.

4. Grupuokite panašias užduotis kartu

Pažvelgę į savo darbų sąrašą pastebėsite, kad daugelis užduočių yra panašaus pobūdžio.

Pavyzdžiui, skambinkite savo klientams. Jei jūsų kasdieniniame sąraše yra dvi ar trys užduotys, kurios apima skambinimą klientams, sugrupuokite jas ir atlikite jas tuo pačiu metu. Suplanuokite maždaug trisdešimt minučių, kad atliktumėte savo skambučius ir atliktumėte juos vienas po kito. Panašiai, jei turite užduočių, susijusių su el. Paštu, sugrupuokite ir jas. Jūs pastebėsite, kad daug daugiau nuveiksite, o jūsų mintys bus labiau sutelktos į jūsų atliekamą darbą.Reklama

Tai gali tapti chaotiška, kai visą dieną keičiate įvairius darbus. Tai daug geriau jūsų efektyvumui ir produktyvumui kartu atlikti panašias užduotis . Jūs turite tinkamus įrankius (programas, telefono el. Paštą ir kt.) Atidaryti ir tai sutaupys jums daug laiko.

5. Padarykite motyvuojančią savo darbų sąrašą

Kai rašote užduotis, pvz., Atsakote į el. Laišką, ar atliekate tolesnius klientų skambučius, nėra jokios realios motyvacijos. Tiesiog jaučiasi, kad išgyveni rutiną dirbdamas darbą. Kur įmanoma, parašykite tokias užduotis kaip gauti el. Pašto gautuosius iki nulio ir paskambinkite savo klientams, kad įsitikintumėte, jog jie patenkinti. Tai gali atrodyti supaprastinta, tačiau dažnai darbų sąrašas neturi emocinės vertės. Tai tik atliktinų darbų sąrašas.

Kad sąrašas būtų labiau įkvepiantis, rašyti užduotis, kad jos sukeltų emocinį atsaką . Nudžiuginti klientus bus labiau motyvuoti nei tiesiog paskambinti, nes tai jūsų darbas ar konkurencija su savimi, kad jūsų el. Pašto dėžutė kiekvieną dieną būtų nulinė, užduoties prideda šiek tiek daugiau kibirkšties.

Kitas būdas padaryti savo darbų sąrašą labiau motyvuojančiu yra trumpas dienos sąrašas . Kaip jau rašiau aukščiau, kai jūsų kasdienių darbų sąraše bus ne daugiau kaip dešimt užduočių, tai jausis pasiekiama. Jei ji turi nuo dvidešimt iki trisdešimt užduočių, ji tiesiog jausis didžiulė. Kur kas geriau pažvelgti į savo kasdienį sąrašą ir pasijusti įkvėptam, nei pažiūrėti į savo sąrašą ir jaustis demotyvuotam.

6. Atlikite savaitės apžvalgą

Visiems, kurie skaitė Davidą Alleną Pabaigti darbus knygą, žinosite viską apie savaitės apžvalgą. Vis dėlto mane stebina, kiek žmonių praleidžia tai daryti. Jei norite, kad jūsų darbų sąrašas išliktų veiksmingas ir atnaujintas, būtina atlikti savaitinę peržiūrą.

Savaitę, kai skubėsite ir darysite reikalus, praleisite dalykus. Mes esame žmonės ir pamiršime patikrinti atliktas užduotis, pridėsime laiko atžvilgiu svarbias užduotis, nepridėsime datos ir pamiršime pridėti užduotis. Savaitinė apžvalga yra ta, kur valandai sustojate ir apžvelgiate, ką turite padaryti.Reklama

Geriausia, jei jūsų savaitės apžvalga turėtų būti atliekama be dėmesio išsiblaškymo vietoje, kad galėtumėte susikoncentruoti ties savo atliktu darbu ir suplanuoti kitą savaitę. Suveskite visas savo užduotis - galbūt užrašėte užduočių sąsiuvinyje ir nepridėjote jų prie savo darbų sąrašo - ir išvalykite nebereikalingas arba atliktas užduotis.

Kas savaitę atliekama peržiūra suteikia jums visišką kontrolę. Tai leidžia jums sekti savo darbą, nuspręsti, ką reikia daryti toliau ir ką galima atidėti vėlesniam laikui. Tai geriausias mano žinomas būdas savaitę pradedant planu ir kryptimi ir tai yra būdas įsitikinti, kad darote teisingus dalykus ir neįsitraukiate į smulkias užduotis, kurios nepajudina jūsų į priekį įgyvendinant savo projektus ar tikslus.

Esmė

Tinkamai naudojant užduočių sąrašas gali būti motyvacija ir varomoji jėga, skatinanti jus atlikti geriausią darbą ir pasiekti nuostabių dalykų. Tai leidžia jums sutelkti dėmesį į svarbius dalykus ir neleidžia praleisti užduočių, kurios kitu atveju gali būti prarastos.

Atlikimų sąrašai taip pat padeda sumažinti stresą ir priblokšti, nes užuot bandę prisiminti viską, kas yra jūsų galvoje, jūs išoriniame darbe atlikote visus darbus, kurie jūsų galvoje atlaisvino vietos kūrybiškesnėms veikloms.

Pakartokime svarbiausius išsinešimus:

Rašykite užduotis, kad būtų labai aišku, ką turite padaryti. Jei turite kam nors paskambinti, įdėkite jo telefono numerį į užduotį, kad sutaupytumėte laiko ieškodami numerio.
Pridėkite prasmingas ir neatsitiktines datas. Kai kasdieniniame darbų sąraše yra tik tą dieną būtinų užduočių, daug daugiau dėmesio skirsite tinkamam darbui.
Savo darbų sąraše per dieną leiskite tik nuo dešimties iki dvylikos pažymėtų užduočių. Tai nereiškia, kad jūs atliekate tik tas užduotis. Jei dienos pabaigoje turite laiko ir energijos, visada galite padaryti daugiau.
Grupuokite panašias užduotis kartu, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į jūsų atliekamą darbą tuo pačiu metu. Tai padeda išvengti keleto užduočių rizika .
Išrašykite savo užduotis, kad jos būtų prasmingos ir motyvuojančios. Norite pažvelgti į savo sąrašą ir būti motyvuoti įstrigti ir atlikti darbą.
Niekada nepraleiskite visos savaitės apžvalgos. Tai yra klijai, kurie laiko viską kartu ir yra aktualūs.