Paskutiniame savo pranešime kalbėjau apie šešis labiausiai paplitusius darbo įpročius, kurie sabotuoja jūsų produktyvumą. Pirmasis pažeidėjas mano sąraše buvo tai, kaip dažnai tikrinate savo el. Paštą. Rašydamas savo paskutinį straipsnį radau, kad yra daug informacijos ta tema, ir ji tikrai verta savo paties skirto straipsnio.

Kalbant apie mūsų darbo el. Paštą, dauguma mūsų tai vertina kaip rutulį ir grandinę. Nuolat turime tai tikrinti arba rizikuoti su mumis bandančių bendrauti viršininkų ir bendradarbių rūstybe. Jei neatsakome į el. Laišką per 5 minutes, laikome tingiais ar neproduktyviais.

Tačiau, pasak kai kurių ekspertų, per dažnai tikrinti el. Paštą iš tikrųjų yra pagrindinis veiksnys, galintis prisidėti prie sumažėjusio produktyvumo. Jei esate vienas iš tų, kai mano telefonas dingsta, aš turiu nedelsdamas patikrinti mano el. Pašto rūšį, perskaitykite toliau, kad sužinotumėte, kodėl jūs galėjote tapti pačiu blogiausiu jūsų priešu.Reklama

Kaip dažnai yra normalu?

Taigi, kaip dažnai vidutinis žmogus tikrina savo el. Laišką per tam tikrą dieną? Sunku susekti patikimą statistiką. Pagal viena apklausa , apie 40% apklaustų žmonių manė, kad tikrino savo el. paštą nuo 6 iki 20 kartų per dieną. Žinoma, sunku pasakyti, kiek tiksliai žmogus vertina savo el. Pašto įpročius.

Kitas apklausa sako, kad 56,4% žmonių savo el. paštą tikrina tik 0–5 kartus per dieną. Tačiau šis tyrimas yra 2009 m. Ir, be abejo, gana datuotas.

Niekada netikrinkite savo el. Pašto ryte

Mėgstamiausia Oprah organizacinė ekspertė yra moteris, vadinama Julie Morgenstern, knygos „Never Check Email in the morning“ („Niekada netikrink el. Pašto ryte“) autorės. Spėk, ką ji pataria?

Pasak Morgensterno, kiekvieną rytą patekus į biurą pirmiausia tikrinti el. Paštą yra problemiška, nes tai gali sukelti klaidingą pasiekimo jausmą. Atsakote į 40 el. Laiškų ir jaučiatės padarę daug darbo, bet iš tikrųjų tikriausiai vis dar turite krūvas dokumentų, susitikimų ir telefono skambučių. Norint atlikti savo darbą, būtina atsakyti į el. Laišką, tačiau tai ne visada aktyviai uždirba pinigus jums ar jūsų įmonei.Reklama

Produktyvumo ekspertas Sidas Savara taip pat sutinka su Morgensternu. Kalbant apie el. Paštą, nežinojimas yra palaima. Štai kodėl, jei turite ką nors svarbaus ir norite pažangos, turiu jums šiuos keturis žodžius: netikrinkite savo el. Pašto. Vos atsikėlę, dirbkite ką nors svarbaus 30–45 minutes ir tik tada patikrinkite. Jei pakenksite, palaukite dar ilgiau. Kai kuriomis dienomis aš visiškai netikrinu el. Pašto, kol po pietų ... Bet kokia nauja jūsų gauta informacija gali jus išsiblaškyti. Negaliu visko kontroliuoti, bet galiu kontroliuoti savo pačių padarytus trukdžius.

24 valandų metodas

Kiti žmonės teigia, kad užuot tikrinę el. Laiškus nuo dienos pabaigos, turėtumėte juos tikrinti tik kartą per dieną, ryte. Tarp šios stovyklos narių yra ir produktyvumo ekspertas Elizabeth Grace Saunders . Ji paprastai išvalo pašto dėžutę per pirmąsias 1-2 dienos valandas ir suformuluoja žaidimo planą likusiai dienai po to. Po to likusį dienos laiką ji iš naujo nežiūri į savo el. Paštą, todėl gali visiškai sutelkti dėmesį į verslo plėtrą ir klientų projektus.

Tai, žinoma, yra sunkiau, jei esate savo įmonės maisto grandinės apačioje. Bet jei vadovaujate aukštesniajai vadovybei arba esate savarankiškas asmuo, šios tvarkos nustatymas gali būti puikus būdas padidinti savo produktyvumą.

Kai kyla abejonių, patikrinkite diagramą

Scottas Scheperis tikrina savo el. paštą du kartus per dieną ir sukūrė patogią schemą, padedančią persiųsti visus neperskaitytus laiškų aplanko pranešimus.Reklama

Kiekvieną kartą, kai atidarote naują el. Laišką, užduokite sau 3 pagrindinius klausimus:
1. Ar tai aktualu?
2. Ar galiu tai išspręsti?
3. Ar tai užtruks mažiau nei 2 minutes mano laiko?

Vadovaudamiesi jo patogia srautų diagrama, jūs sukursite naują būdą, kaip efektyviau nutraukti savo gautuosius.

5 diena

Ir tik tuo atveju, jei neturėtumėte pakankamai prieštaringų ekspertų nuomonių, pateikiame dar vieną. Rodas Kurtzas verslo savaitės teigia, kad turėtumėte penkis kartus per dieną tikrinti savo darbo el. paštą.Reklama

Gautuosius tikrinkite tik penkis kartus per dieną - pirmiausia ryte, viduryje ryto, po pietų, vidurdienio ir dienos pabaigoje. Arba dar mažiau, jei sugebi. Tai veikia, kai išjungiate automatinio siuntimo / gavimo funkciją, leidžiančią sutelkti dėmesį į savo darbą, o ne būti nuolat pertraukiama iki dviejų valandų. Tai veikia, kai grupuojate savo el. Laiškų rūšiavimą, padarydami produktyvesnį ir efektyvesnį jį tvarkydami.

Išvada

Yra skirtumas tarp užimtumo ir produktyvumo. Įsitikinkite, kad suplanavote el. Pašto laiką taip, kad išvengtumėte jų painiojimo. Jei elgsitės teisingai, el. Paštu galėsite padidinti savo produktyvumą.

Skoto Scheperio žodžiais tariant, Diena, užpildyta vėjelio šaudymu su darbuotojais, atsakymas į klausimus, spoksojimas į el. Laiškus, socialinių tinklų tikrinimas ir pokalbiai su kolegomis, nepraturtins tavęs. Tai privers jus užsiimti.Reklama

Kokia jūsų kasdienė el. Pašto rutina? Ar ketinate išbandyti kurį nors iš šių patarimų? Praneškite mums toliau pateiktose pastabose!