Visi susitikimai turi tikslą. Kai kurie susitikimai yra protų audros. Kiti susitikimai yra strategijos užsiėmimai tam tikram tikslui pasiekti. Kai kurie susitikimai yra pranešimai iš dar kitų susitikimų. Nesvarbu, ar renkatės, norėdami užpildyti savo darbuotojus stulbinančiais trečiojo ketvirčio rezultatais, ar praktikuoti naują klientą, jūsų susitikimas vyks sklandžiau, efektyviau ir produktyviau su kruopščiai parengta susitikimų darbotvarke.

Šiame straipsnyje sužinosite, kaip sukurti efektyvią susitikimų darbotvarkę ir surengti produktyvius susitikimus.

Turinys

1. Susitikimų darbotvarkės svarba
2. Kaip parašyti efektyvią susitikimų darbotvarkę
3. Darbotvarkės šablonų susitikimas
   • Darbotvarkės šablonas Nr. 1 - planavimas
   • Darbotvarkės šablonas Nr. 2 - informacija
   • Darbotvarkės šablonas Nr. 3 - pristatymas
4. Apatinė eilutė
5. Daugiau patarimų, kaip surengti produktyvius susitikimus

Susitikimų darbotvarkės svarba

Susitikimas be darbotvarkės yra tarsi kelionė be kelionės programos

Kaip užimtas profesionalas, prarandate kantrybę, kai jaučiate, kad jūsų brangus laikas eikvojamas. Tai atsitinka dažniau, nei galite suvokti. Daugeliui vadovų susitikimai užtrunka dvi iš penkių darbo savaitės dienų.

Tuo labiau, kad kiekvienas susitikimas yra būtinas. Pirmiausia paklauskite, ar temų negalima aptarti kitu būdu - galbūt elektroniniu paštu, ar telefonu su pagrindiniais žaidėjais. Jei nustatote, kad tiesioginis susitikimas yra būtinas, parašykite susitikimo darbotvarkę, kad apibūdintumėte diskusijos taškus, ir paskirkite kiekvieno pranešėjo laiką.

Žinote, koks nusivylimas jaučiamas, kai susitikimas vėluoja dešimčia minučių, kai visi mandagiai laukia, kol Susan baigs trykšti dėl savo kelionės į Bermudus? Susitikimų darbotvarkės yra švelnus priminimas visiems susirinkusiems, kad laikas yra vertingas ir prašome likti vietoje.

Gerai parengtos darbotvarkės yra įtraukiančios

Suplanavus personalo susitikimą, kolegoms pranešama, kad jų indėlis reikalingas arba kad reikia atlikti užduotis. Kai sekate kvietimą į susitikimą su išsamia darbotvarke, dalyviai žino, kaip pasiruošti. Darbuotojai iš tikrųjų sako, kad jiems patinka dalyvauti posėdžiuose, jei yra aiškus tikslas ir dalijamasi aktualia informacija.

Protingos susitikimų darbotvarkės yra orientuotos į tikslus

Susitikimų darbotvarkėse nustatytos visos nagrinėjamos temos. Kiekvienai temai pasirinkite skirtingus garsiakalbius ir idealiu atveju paskirstykite kiekvieno pranešėjo laiką. Jei tai yra minčių audra, apsvarstykite darbotvarkę, kurioje būtų išvardyti laukiami rezultatai. Pvz .: apibūdinkite savo kuravimo programos kūrimo planą; nustatyti terminus; atlikti darbuotojų paskyrimus.

Darbotvarkės tarnauja kaip vadovas susitikimo vedėjui, palaiko visus sinchronizavimą ir pateikia formatą asmeniui, kuris vykdo posėdžio protokolą.

Kaip parašyti efektyvią susitikimų darbotvarkę

Taigi, kaip jūs kuriate šią svarbią susitikimo darbotvarkę? Taikykite šiuos 8 naudingus patarimus:

1. Prašykite grįžtamojo ryšio anksčiau laiko

Jūsų viršininkai ir kolegos bus labiau įsitraukę, jei paprašysite jų indėlio. Gavę įpirką, labiau tikėtina, kad jie dalyvaus susitikime ir palaikys jo rezultatus.Reklama

Likus savaitei iki susitikimo, apsvarstykite galimybę apsilankyti pas kai kuriuos pagrindinius jūsų įmonės dalyvius ir paprasčiausiai paklausti: Ar norėtumėte ką nors įtraukti į susitikimo darbotvarkę?

2. Laikykitės tinkamos susitikimų darbotvarkės etiketo

Parengę darbotvarkę, būtinai ją vykdykite vadovas, vadovo viršininkas ir kiekvienas darbotvarkėje nurodytas asmuo. Niekada neįtraukite pranešėjo į darbotvarkę, prieš tai nesiimdami šios atsargumo priemonės. Venkite išvardyti darbuotojus, kurie nėra mieste ar lankosi kituose susitikimuose.

Jei pagrindinis konkretaus verslo žaidėjas nėra, paprašykite kito darbuotojo ją užpildyti. Kaip malonumą, būtinai praneškite jiems abiem, kad žengėte šį žingsnį.

Patvirtinus susirinkimo darbotvarkę ir nustačius pranešėjus, iš anksto išsiųskite darbotvarkę visiems susirinkimo dalyviams. Pasirūpinkite, kad į susitikimą gautumėte atsakymus. Norite išvengti bet kokių netikėtumų.

3. Laikykitės laiko juostos

Jei valandai rezervavote biuro konferencijų salę, tai yra ilgiausias jūsų susitikimas.

Kai kuriose įmonėse kitos grupės konferencijų salę rezervuos iškart po jūsų grupės išėjimo. Taigi idealiausia parengti susitikimo darbotvarkę taip, kad jūsų komanda būtų palikusi salę mažiausiai penkias minutes iki kito susitikimo pradžios.

4. Raskite organizacinį susitikimų darbotvarkės principą

Supaprastinkite savo darbotvarkę, kad dalyviai paliktų aiškiai suvokdami rezultatus. Galite suskirstyti prioritetus ir išvardyti svarbiausius projektus, kuriuos reikia aptarti pirmiausia.

Kartais prasminga organizuoti šiuos projektus pagal jų terminus. Kitais atvejais tikslinga išvardyti šiuos projektus pagal jų svarbą įmonei.

5. Apsvarstykite žmonių, kurie turėtų pranešti, skaičių

Penkių minučių nepertraukiamas laikas dažnai yra pakankamai ilgas, kad būtų galima atnaujinti konkretų susitikimą. Tai pertraukos, kurios prideda laiko!

Jei jūsų vyresnysis V.P. rinkodaros yra linkęs suirzti arba nukrypti nuo kelio, kai pertraukiama, apsvarstykite susitikimo darbotvarkę, kurioje klausimai ir atsakymai paliekami paskutinėms dešimt susitikimo minučių. Tada būtinai jį vykdykite. Galite švelniai pertraukti pertraukėją ir pasakyti: Kaip žinote, Pauliau, mes palikome laiko klausimams. Dabar tegul Rickas baigia atnaujinti.Reklama

6. Atkreipkite dėmesį į pranešėjų įsakymą

Kai kuriose įmonėse pirmiausia kalba vyresnioji vadovybė. Kitose įmonėse tai daro jaunesnieji partneriai. Išsiaiškindami garsiakalbių užsakymą įsitikinkite, kad jis atitinka jūsų įmonės kultūrą.

Be to, niekada neįtraukite į posėdžio darbotvarkę nieko, kuriam nereikia pranešti. Tai padarius, susitikimas bus tiesiog ilgas. Įtraukiant pranešėjus į darbotvarkę, sprendimas, ar įtraukti jų pavadinimus, vėl priklausys nuo jūsų įmonės kultūros.

Kasdieniškesnėje aplinkoje galite nurodyti tik vardus. Oficialesnėje aplinkoje galite išvardyti vardus ir pavardes bei įtraukti pavadinimus.

7. Formuokite Susitikimų darbotvarkes tuo pačiu būdu

Susitikimo darbotvarkė turėtų būti sudaryta ant organizacijos firminių blankų arba bent jau su įmonės logotipu. Įrašykite susitikimo pavadinimą ir datą darbotvarkės viršuje kartu su numatomu susitikimo pradžios ir pabaigos laiku.

Susirinkimo darbotvarkė turėtų būti išdėstyta formatu, skaitomu dydžiu. Suraskite švarų darbotvarkės dizainą ir naudokite jį kiekvieną kartą, kad būtų nuoseklumas. Šriftas turėtų būti lengvai įskaitomas, pavyzdžiui, „Times New Roman“ ar „Geneva“ ar „Arial“. Jei jau yra susitikimų darbotvarkių šablonas, tiesiog naudokitės tuo. Jei jo nėra, sukurkite. (Žr. Kitą skyrių)

8. Įtraukite susirinkimui reikalingų dokumentų sąrašą

Dažnai susirinkime grupė bus paprašyta reaguoti į pranešimą ar pasiūlymą, todėl naudinga šiuos dokumentus išvardyti darbotvarkės pabaigoje.

Be to, sutaupysite laiko, jei dokumentus išsiųsite kartu prieš susitikimą, todėl visi dalyvaujantys turės laiko juos peržiūrėti.

Jei reikalingi nešiojamieji kompiuteriai, būtinai apie tai iš anksto praneškite dalyviams.

Darbotvarkės šablonų susitikimas

Kol buvo susirinkimų, buvo susirinkimų darbotvarkių. Taigi yra tikimybė, kad kažkas iš jūsų įmonės žino švarų, lengvai skaitomą susitikimų darbotvarkės šabloną, kurį galite naudoti. Bet ne, apsvarstykite vieną iš šių:

Darbotvarkės šablonas Nr. 1 - planavimas

„Mentor“ programos planavimo susitikimų darbotvarkė

Vieta: Pirmojo aukšto konferencijų salėReklama

Data: 2019 m. Lapkričio 18 d

Laikas: 1–2: 30 val. IR

Dienoraštis

1. Mentorių programos paskirtis, Cheryl Smith, direktorė, žmogiškieji ištekliai (1–13: 15 val.)
   • a. Įrodymai apie darbuotojų įsitraukimą
   • b. Reikia sutvarkyti kylančias žvaigždes
2. Mentorių įdarbinimas, Max Marcus, vyriausiasis personalo direktorius (1: 15–13: 35 val.)
   • a. Kiti įmonių modeliai
   • b. Protų audros kriterijai
3. „Mentor“ programos reikalavimai, Sethas Walshas, ​​HR internas (1: 35–13: 55 val.)
   • a. Struktūrizuotų mentorių susitikimų pliusai ir minusai
   • b. Protų kovos reikalavimai
4. Įgyvendinimas, Cheryl Smith (1: 55–2: 20 val.)
   • a. Skyrių vadovų dalyvių identifikavimo laikas
   • b. Bandomųjų programų vykdymas
     • i. 1-oji dalyvio treniruotė
     • ii. bandomosios programos išleidimas
     • iii. ketvirčio ataskaitos
   • c. Programos vertinimas
5. Kiti žingsniai, Maxas Marcusas (14.20–25.25 val.)

Darbotvarkės šablonas Nr. 2 - informacija

WXYZ susitikimų darbotvarkė

Tikslas: Sudaryti perspektyvų verslo sąrašą, kad būtų galima skambinti

Susitikimo vedėja: Mary Starsky

Data: 2019 m. Lapkričio 20 d

Vieta: 16 aukšto konferencijų salė B

Laikas: 16–17 val. ET

Skambinimo numeris / kodas

Darbotvarkės punktaiReklama

Įvadai 16–16: 05 val.

1. Johnas Smithas - vedėjas 16.05–16.20 val. Susisiekė įmonės
2. Marianne Legit - vedėja 16:20–16:35. Potencialūs veda
3. Sylvia Stretch - vedėja 16.35–16.55 val. Naujos audeklo technikos
4. Klausimai ir atsakymai [tik tuo atveju, jei laikas]

Pasirengimas susitikimui

• Prašome perskaityti: [Dokumentų sąrašas ir priedas]
• Prašau atsinešti: [t.y. Nešiojamas kompiuteris, pasiūlymai, reikmenys]

Darbotvarkės šablonas Nr. 3 - pristatymas

„ZZZ“ įmonės darbotvarkė

Data / pradžios ir pabaigos laikas: 2019 m. Lapkričio 21 d .; 9.00–10.00 val. ET

Vieta: kavinė, 12 aukštas

Susitikimą sušaukė: Steve'as Parksas

1. Sveiki atvykę / Įvadas - [Steve Parks, 9.00–9.10]
2. Naujos produktų linijos apžvalga - [Paulas Aria, 9.10–9.20 val.]
3. Demonstracijos - [Claire Ringis, 9:30 - 9:40 ryto]
   • a. Balinanti dantų pasta
   • b. Dantų pasta, stiprinanti dantenas
   • c. Dantų pasta, kovojanti su apnašomis
4. Produktų rinkodara - [Steve'as Parksas, 9:40 - 9:50]
5. Diskusija ir klausimai bei atsakymai [9:50 ryto – 9: 55 ryto]
6. Kiti žingsniai - [bus išdalinta po susitikimo]

Apatinė eilutė

Rašydami susirinkimo darbotvarkę jūs kontroliuojate posėdį

Jūsų tikslas turėtų būti surengti glaustą susitikimą. Pažangi dienotvarkė padės tai padaryti. Palikite pakankamai laiko diskusijoms, bet ne per daug laiko. Be to, būtinai pradėkite susitikimus laiku.

Kai prisiimate atsakomybę už susitikimo darbotvarkės sudarymą, nurodote, kokių veiksmų reikia imtis. Jūsų sugebėjimas parengti veiksmingą susitikimų darbotvarkę padidins tiek susitikimų, tiek tolesnių darbų produktyvumą. Tai yra du nepaprasti žygdarbiai.

Surenkite pačius griežčiausius susitikimus savo įmonėje, ir jūsų komandos rezultatai pakils.

Daugiau patarimų, kaip surengti produktyvius susitikimus

• 12 paslapčių super produktyviam susitikimui, kurį turėtumėte žinoti
• Kaip nužudyti nesibaigiančius susitikimus ir išlikti produktyviems
• Kaip parašyti veiksmingas susitikimo protokolas (su pavyzdžiais)
• 11 susitikimų planavimo programų, skirtų jūsų produktyvumui padidinti

Panašus nuotraukų kreditas: & Scaron; tefan & Scaron; tefančík per unsplash.com Reklama