Susitikimas „vienas prieš vieną“ yra labai svarbi ir dažnai nepakankamai įvertinta valdymo priemonė.

Tai ne tik sąžiningas būdas susisiekti su darbuotojais ir dalytis su jais reikalinga informacija, bet ir puikus būdas išgirsti jų atsiliepimus.

Kas dar svarbiau - susitikimas „vienas prieš vieną“ yra galimybė formuoti savo darbuotojo patirtį ir suvokimą apie jus kaip viršininką. Daugeliu atvejų tai, ką jie galvoja apie jus ir jūsų valdymo stilių, atsispindės ir jų nuomonėje apie visą jūsų atstovaujamą įmonę ar organizaciją.

Efektyvus vieno susitikimo vykdymas turėtų būti jūsų, kaip vadovo ar komandos vadovo, prioritetas. 11 šiame straipsnyje išdėstytų patarimų padės jums maksimaliai išnaudoti šį lemiamą laiką.

1. Įsigykite teisingą mąstyseną

Tinkamas vienas iš vienos sesijos prasideda jau prieš susitikimą, kai ruošiate užrašus ir savo požiūrį į jį.

Matydami „vienas prieš vieną“ susitikimą kaip nepageidaujamą blaškymąsi savo įtemptoje dienoje, toli nenuvesite.

Vietoj to, skirkite kelias akimirkas, kad išvalytumėte savo mintis ir sutelktumėte dėmesį į žmogų, kurį ketinate sutikti.

Pirmiausia peržiūrėkite ankstesnio „vienas su vienu“ užrašus su tuo darbuotoju, peržiūrėkite naujausią jų darbo statistiką, pažymėkite visus skundus ar pagyrimus, kuriuos esate gavę dėl jų.

2. Padarykite „Susitikimus vienas su kitu“ įprastu dalyku

„Vienas su vienu“ dažnis daugiausia priklauso nuo įmonės dydžio ir valdymo stiliaus. Kai kurie šaltiniai teigia, kad tokie susitikimai turėtų vykti kas savaitę, kiti teigia, kad du kartus per savaitę ar mėnesį planuojama tai padaryti.

Gera idėja yra paskirti kitą pasikartojantį susitikimą kiekvieno dabartinio susitikimo pabaigoje, kad abi šalys galėtų jį planuoti iš anksto.

Pagalvokite apie dažnumą ir ilgį, kuris jums ar jūsų darbuotojams neatrodytų per daug, tačiau vis tiek pakaktų, kad visi liktų nenutrūkstami ir palaikytų nuolatinį ryšį.Reklama

Nauji darbuotojai turėtų turėti individualų dažniau, bent kartą per savaitę ar dvi savaites.

Pasikartojantys „vienas prieš vieną“ užsiėmimai daro grįžtamąjį ryšį įprastu įpročiu ir skatina sąžiningumo kultūrą. Be to, reguliarūs asmeniniai pokalbiai verčia darbuotojus jaustis suprastais, pasitikimais ir vertinamais įmonėje - taip sustiprina savo vidinę motyvaciją.

3. Nustatykite susitikimų laiką

Suplanuokite pakankamai laiko šiems pokalbiams, bet nepadėkite jų taip pat per ilgai.Niekas nelaukia susitikimų, kurie praranda dėmesį ir tiesiog tęsiasi amžinai.

Optimali kiekvieno užsiėmimo trukmė taip pat priklauso nuo šių susitikimų dažnumo - pavyzdžiui, jei susitiksite kiekvieną savaitę, gali pakakti 30 minučių seanso. Jei susitiksite kartą per dvi savaites ar mėnesį, 60 minučių gali būti efektyviau.

Sėkmingi vadovai, tokie kaip Andy Grove, vienas iš „Intel“ įkūrėjų ir buvęs generalinis direktorius, patarė atlikti vienas prieš vieną, kuris trunka mažiausiai vieną valandą: “

Viskas, mano patirtis, verčia pavaldinį apsiriboti paprastais dalykais, kuriuos galima greitai išspręsti.

4. Sudarykite aptariamų temų sąrašą

Bendras susitikimo planas ar struktūra gali padėti pradėti pokalbį, ypač pirmuosiuose susitikimuose. Tačiau nereikia laikytis plano, kad ir kaip būtų. Žiūrėkite į tai labiau kaip nuorodą, kuri gali padėti tuo atveju, jei pokalbis užstrigs ar atitolsta nuo temos.

Susitikimo darbotvarkė taip pat gali būti naudinga, jei darbuotojas yra intravertas ir greičiausiai pats nesikalbės.

Pavyzdžiui, galite paruošti nuo trijų iki penkių temų, apie kurias jums įdomiausia žinoti. Arba galite prieš save laikyti klausimų sąrašą, tačiau nepamirškite būti lankstūs - jums nereikia visų jų užduoti, jei pokalbis vyksta natūraliai.

Keletas idėjų klausimams, kurie greičiausiai pateiks išsamius atsakymus:

• Kuri dienos dalis jaučiatės produktyviausia? Ar manote, kad norint pagerinti savijautą ir produktyvumą jums reikės kitokio darbo grafiko?
• Kokie jūsų naujausi pasiekimai verčia jus didžiuotis?
• Ar turite pasiūlymų, kurie galėtų padėti mums geriau dirbti komandoje?
• Ar yra kas nors iš komandos, su kuriuo sunku dirbti? Ar galėtumėte paaiškinti, kodėl?
• Kurios iš jūsų užduočių jus įtraukia ir įkvepia? Ar yra būdas padaryti kasdienes užduotis patrauklesnes?
• Kokios yra pagrindinės jūsų dabartinio projekto kliūtys? Ar galiu kaip nors padėti jį judėti?
• Kokie dalykai jus jaudina darbe ar apskritai biuro aplinkoje? Ar kada jautėtės čia nuvertinta?
• Ar jaučiate, kad pakankamai mokotės darbe? Apie kurias sritis norėtumėte sužinoti daugiau?
• Ką aš galiu padaryti, kad pagerinčiau savo valdymo stilių ar galėčiau jus paremti?
• Kokie projektai ar užduotys jus domintų toliau?

Pro tipas: Reklama

Buvęs „Google“ generalinis direktorius Ericas Schmidtas pradėjo savo individualius darbus palygindamas savo sąrašus su sąrašais, kurių jo darbuotojų buvo paprašyta paruošti prieš susitikimą.^[1]Abiejuose sąrašuose rasti elementai buvo prioritetiniai, nes greičiausiai jie buvo aktualiausi klausimai.

5. Laikykite jį laisvalaikiu ir pakeiskite nustatymą

Jei siekiate nuoširdaus, atsipalaidavusio ir nuoširdaus pokalbio su savo darbuotoju, pagalvokite ne tik apie savo žodžius ir kūno kalbą, bet ir apie atmosferą susitikime.

Jūsų tikslas yra būti profesionaliam ir produktyviam, bet nebūtinai nepatogiam ar pasenusiam.

Pirmiausia raskite atsipalaidavimo vietą asmeniniam pokalbiui. Jaukūs baldai, šiltos spalvos, biuro augalai ar net kitoks vaizdas pro langą gali sukelti naujų idėjų ir pasiūlymų. Bet nereikia net laikytis posėdžių salės - kodėl neišėjus pasivaikščioti ar išgerti kavos netoliese esančioje kavinėje?

Produktyvumo stebėjimo programinės įrangos vadovas „DeskTime“, Artis Rozentalsas mano, kad susitikimai vienas prieš vieną turėtų vykti už įprastų biuro apribojimų ribų:

Randu galimybę su kiekvienu savo komandos nariu eiti per vieną pietų ilgesnį laiką, kad aptartų viską atsitiktine atmosfera.

Jis priduria, kad neformalumas nereiškia, kad susitikimas vyksta be pasirengimo.

Prieš susitikimą parengiu aktualius klausimus ir duomenis bei dalinuosi jais su atitinkamu darbuotoju, kad abu būtume pasiruošę ir turėtume vaisingą pokalbį.

6. Dėmesys darbuotojui

Darbuotojas turėtų būti sutelktas į vieną pokalbį. Garsus amerikiečių verslininkas ir autorius Benas Horowitzas rekomenduoja, kad vadovas kalbėtų tik 10% laiko , likusius pokalbius palikdamas komandos nariui.

Atminkite - kaip asmuo, einantis valdžios padėtį, turėtumėte atiduoti savo ego ir kuo geriau paremti savo darbuotoją.

Idealiu atveju pokalbis vyks natūraliai, kad ir kas jam būtų svarbu. Jei taip nėra, užduokite atvirų klausimų, kurie galėtų padėti išsiaiškinti savo poziciją ir pareikšti savo atsiliepimus (žr. 4 patarimą).Reklama

7. Klausyk, kaip tu tai supranti

Jūsų užduotis yra ne tik leisti darbuotojui kalbėtis. Tai taip pat klausytis - aktyviai. Tai reiškia, kad jūs neklausote tik norėdami būti mandagūs. Jūs iš tikrųjų bandote suprasti ir prisiminti viską, kuo dalijamasi.

Keletas aktyvaus klausymo būdų:

• Likite atviras, pasitikintis savimi ir išklausykite žmogų nedarydamas vienpusių išvadų.
• Parodykite darbuotojui, į kurį atkreipiate dėmesį, ir retkarčiais apibendrinkite, ką jie sako.
• Dar kartą patikrinkite, ar supratote kai kuriuos teiginius teisingai, kad išvengtumėte nesusipratimų (pvz., „Ar teisingai supratau, kad norėtumėte, kad rinkodaros komanda prisijungtų prie šio projekto, kad būtų išvengta tolesnio vėlavimo?“).
• Būkite imlus viskam, ką girdite - net kritikai dėl savo įmonės ar savo veiklos.

8. Dalinkitės aktualia informacija

Jau minėjome, kad darbdavys turėtų mažiau kalbėti ir daugiau klausytis. Tačiau, jei turite ką nors svarbaus pasakyti ir tai daro poveikį šiam darbuotojui asmeniškai ar profesiniu požiūriu, vienas susitikimas yra laikas tai pasakyti.

Ar ruošiate naują projektą ar strategiją, apie kurią darbuotojas turėtų žinoti? Ar išbandote naują valdymo taktiką ir norėtumėte, kad jos būtų laive? Ar nauji pokyčiai turi įtakos ypač įmonei ar jūsų komandai?

Būtinai laikykitės kiekvieno darbuotojo, kad išvengtumėte apkalbų ir klaidingos informacijos biure. Jei asmeniškai pasakysite jiems naujienas, jie taip pat jausis labiau vertinami ir vertinami.

9. Užrašykite užrašus

Labiausiai tikėtina, kad vadovaujate daugiau nei vienam ar dviem darbuotojams, todėl neturėtumėte pasikliauti savo atmintimi, kad pažymėtumėte visus svarbius kiekvieno komandos nario iškeltus dalykus.

Tačiau susitikimo metu nerekomenduojama rašyti pastabų į kompiuterį. Kodėl?

Atidarytą nešiojamąjį kompiuterį galima lengvai suprasti kaip blaškomą ir nelabai dominantį pokalbiu.

Taigi jūs turėsite užsirašyti senamadiškai - užrašydami juos į sąsiuvinį, žurnalą ar popieriaus lapą.

Užrašai leidžia jūsų komandos nariui įsitikinti, kad jūs aktyviai dalyvaujate susitikime ir į išdėstytus taškus bus atsižvelgta. Kitaip tariant - kad tai nėra tik jų laiko švaistymas.

10. Išeik su užduotimi ar išsinešimu

Lygiai taip pat, kaip ir visa kita, susijusi su verslu, „vienas prieš vieną“ susitikimai turėtų turėti tikslą ir rezultatą. Kitaip tariant, įsitikinkite, kad jūs, jūsų darbuotojas arba, idealiu atveju, jūs abu, paliekate su veiksmo elementu ar užduotimi, kurią turite atlikti.Reklama

Norėdami tai išsiaiškinti, išsiųskite greitą el. Laišką po susitikimo vienas su kitu ir pakartokite pagrindinius dalykus, kuriuos perėjote. Tai užtikrins, kad jūs abu esate tame pačiame puslapyje ir žinote apie tolesnius veiksmus, kurių turėtų imtis kiekviena pusė.

El. Laiškas užtruks dar kelias minutes jūsų laiko, tačiau neabejotinai bus naudingas ilgainiui.

11. Nepamirškite vieno asmens su savo nuotoliniais darbuotojais

Šiandien vis daugiau vadovų dirba su komanda, kurią iš dalies (arba visiškai) sudaro nuotoliniai darbuotojai. Jei esate vienas iš jų, žinokite tai:

Susitikimai vienas prieš kitą yra dar kritiškesni, kai kalbama apie jūsų nuotolinę komandą.

Kodėl? Nes kiekvieną dieną biure galite pajusti savo komandos jausmus. Tuo pačiu metu jūs negalite įsivaizduoti, kaip jaučiasi jūsų užsakomi ar nuotoliniai darbuotojai.

„Print on demand“ paleidimo generalinis direktorius Spaudinis , Davisas Siksnansas, vadovauja 500 darbuotojų turinčiai įmonei, apimančiai du žemynus. Jis ne tik rengia ketvirtinius susitikimus visiems darbuotojams, bet ir reikalauja, kad vadovai reguliariai susitvarkytų su kiekvienu savo komandos nariu.^[du]kas dvejus metus atliekamos veiklos apžvalgos.

Jis pabrėžia:

Tai puikus būdas parodyti, kad vadovams rūpi darbuotojo darbas ir gerovė. Atsiranda temų, kurių kitaip nebūtų reguliariai diskutuojama, pavyzdžiui, kokia muzika grojama biure.

Santa Lice-Kruze, „Printful Latvia“ personalo direktorė, sutinka su Davisu ir skelbia:

Pokalbiai turi būti grindžiami skaidrumu ir abipusiu pasitikėjimu. Tai laikas paklausti, kaip žmogui sekasi, apie jo darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, sveikatą, nedirbamą veiklą ir kt. Jūs tikrai turite paklausti, ar galite kuo nors padėti.

Žr. Akis į akį su savo darbuotojais

Kaip vadovas, turite būti nuoseklus viskuo, ką darote - ir susitikimai vienas prieš vieną nėra išimtis. Jie neturi vykti kiekvieną dieną ar net kas savaitę, tačiau jūs turite būti jiems įsipareigoję kiekvieną kartą.Reklama

Atminkite - pagrindinis jūsų tikslas yra palaikyti darbuotojo veiklą. Reguliarus asmeninis pokalbis su kiekvienu iš žmonių, kurie jums praneša, padės pamatyti padidėjusį darbuotojų įsitraukimą. Tai greičiausiai pagerins įmonės kultūrą ir padidins visos įmonės produktyvumą.

Daugiau lyderystės patarimų

• 5 lyderystės tipai, kurie padeda jums sudaryti aukštos kokybės komandą
• Įvaldykite šiuos 10 vadybos įgūdžių, kad taptumėte stipriu lyderiu
• Lyderystė ir valdymas: ar vienas geresnis už kitą?
• 15 geriausių lyderystės knygų, kurias kiekvienas vadovas turi perskaityti, kad būtų pasiekta sėkmė

Panašus nuotraukų kreditas: rawpixel per unsplash.com

Nuoroda