Surasti efektyvų ir sėkmingą vadovą, kuris nežino, kaip tinkamai valdyti savo laiką ir savo darbuotojus, yra šiek tiek panašus į vienaragio paiešką. Nebūsi, nes jų nėra. Visiems yra skiriamas vienodas valandų skaičius per dieną užduotims, kurioms reikia jų dėmesio, atlikti. Tai, kaip jūs išnaudosite savo laiką, galiausiai nulems, ar jums pavyksta atlikti tas užduotis.

Nesvarbu, ar esate vadovas pirmą kartą, ar tiesiog reikia šiek tiek kvalifikacijos kėlimo kursų, mokymasis ir tinkamų laiko planavimo įgūdžių pritaikymas bus ilgas jūsų karjeros sėkmės kelias.

Prieš pereidami prie efektyvių vadovų laiko planavimo įgūdžių, aptarkime, kodėl ir kas susiję su laiko valdymu. Laiko valdymas yra paprasčiausias metodas, kaip organizuoti, kaip 24 valandas per parą geriausiai panaudoti asmeninėms ir profesinėms užduotims atlikti.

JAV prezidento Dwighto Eisenhowerio sukurta „Eisenhower Matrix“ suskirstė laiko valdymą į keturias grupes:^[1]

Daryk pirmiausia, planuok, deleguok ir nedaryk.

Visi laiko valdymo įgūdžiai patenka į šią matricą. Išmokę efektyviai suskaidyti laiką ir užduotis, galėsite pasiekti tikslus ir sėkmingai vadovauti komandai - neprarandant sveiko proto.

1. Žinokite, kaip tinkamai suplanuoti tikslus

Benjaminas Franklinas kartą pasakė:

Jei nepavyksta planuoti, planuojate žlugti.

Steigėjas tėvas išties pataikė į vinį, o išmokti tinkamai suplanuoti komandos tikslus yra labai svarbu. Kalbant apie tikslus, turėtumėte nustatyti dienos, savaitės, mėnesio ir net metų tikslus, kuriuos galima suskirstyti į valdomas užduotis.

Pvz., Jei per metus turite tikslą padidinti srautą į įmonės svetainę 10 proc., Turėsite nustatyti išmatuojamus etapus kas savaitę, kas mėnesį ir šešių mėnesių ribą, kad tikslas išliktų kelyje. .

Peržiūrėkite šiuos trumpalaikių ir ilgalaikių tikslų nustatymo vadovus:

• Kaip nustatyti trumpalaikius tikslus sėkmingam ir labai išpildančiam gyvenimui
• Patikimas būdas nustatyti ilgalaikius tikslus ir pasiekti sėkmę

2. Geras bendravimas padarys pasaulį skirtingą

Geras bendravimas gali užmegzti ar nutraukti bet kokius santykius - asmeninius ar dalykinius - ir kai vadovas kovoja su savo laiko valdymu, dažnai nukenčia bendravimas. Tačiau jei vadovas skiria laiko išklausyti ir aiškiai bendrauti su savo komanda ir klientais, tai gali pakeisti verslo sėkmę.

Būtinai reguliariai bendraukite su savo komandos nariais, kad įsitikintumėte, jog jie stengiasi pasiekti aiškiai išdėstytus etapus. Vadovas, kuris aiškiai ir reguliariai bendrauja su klientais, taip pat labiau linkęs plėtoti savo verslą. Būtinai išnaudokite savo laiką apgalvotai bendraudami.

Sužinokite 7 būdai užtikrinti efektyvų bendravimą darbe .

3. Svarbi gera organizacija

Stipri organizacija, apimanti tiek deleguotas pareigas, tiek faktinę jūsų darbo sritį, yra labai svarbi efektyviam vadovų laiko valdymui. Jei jūsų komanda yra neorganizuota ir žmonėms neaišku, kokios užduotys yra jų lėkštėje ar į ką jie turėtų kreiptis pagalbos, nukentės visi nustatyti tikslai.

Geras bendravimas ir gera organizacija eina kartu, kai reikia maksimaliai išnaudoti savo laiką.Reklama

Kalbant apie savo darbo srities organizavimą, gerai, jei norite, kad jūsų miegamasis būtų netvarkingas namuose, tai jūsų reikalas, tačiau netvarkai nėra vietos versle. Kiekviena minutė, kai ieškote netinkamo failo, yra sugaištama minutė, kurią būtų galima geriau išleisti.

Kodėl gi ne pažvelgti į šiuos 15 geriausių biuro organizavimo ir visko geresnių organizavimo patarimų ?

4. Efektyvus delegavimas yra viskas

Efektyvus delegavimas padės nustatyti komandos narius dirbti užtikrintai ir efektyviai. Kaip vadovas, jūsų pareiga yra įvertinti, kuris jūsų personalas geriausiai tinka kokiai užduočiai atlikti, ir paskirti su tuo susijusias pareigas. Nesugebėjimas perimti vadovavimo ir perduoti pareigas sugaiš tik jūsų ir jūsų komandos narių laiką.

Kruopščiai deleguodami skirtingas pareigas ir užtikrindami, kad jūsų darbuotojai turėtų viską, ko reikia šioms pareigoms atlikti, komandos nariai jums bus mažiau reikalingi, kai reikės atlikti darbą.

Sužinokite apie delegavimo meną šiame vadove: Kaip efektyviai perkelti darbą (galutinis vadovas vadovams)

5. Suplanuokite tinkamas užduotis tinkamu laiku

Jei statytumėte automobilį, nepradėtumėte bandyti įdiegti garso sistemą, kol dar nebuvo rėmo, ar ne?

Pirmasis „Eisenhower“ matricos blokas yra „Pirmiausia“, tai reiškia, nuspręskite, kokios yra pagrindinės pareigos, kurias jums reikia išmušti, prieš pereinant prie kito dalyko. Tai gali būti nedideli dalykai, pvz., Atsakymas į viršininko užklausą arba didesnis, pvz., Naujos socialinės žiniasklaidos strategijos planų užbaigimas.

Esmė ta, kad būtinai išmokite nustatyti svarbiausias kiekvienos dienos užduotis, kiek laiko turėsite jas atlikti ir kada jos turėtų būti sprendžiamos.Reklama

Štai technika, padedanti nustatyti prioritetus užduotims: Kaip nustatyti prioritetą teisingai per 10 minučių ir dirbti 10 kartų greičiau

6. Išmokite atpažinti daugiafunkcinius spąstus

Kiekvienas žmogus turi atlikti kelis dalykus, kuriuos reikia padaryti, bet kai mes bandome žongliruoti visais tais dalykais vienu metu, kai kurie privalo patekti ant grindų. Pernelyg lengva pradėti dirbti su viena užduotimi ir tada pereiti į savo el. Paštą, nes jūsų telefone atsirado ping. Tai yra baisu, nes sulaužo jūsų koncentracija ir tiesiog priverčia jūsų smegenis žaisti pasivyti.

Vietoj to, paskirkite tam tikrus laiko blokus, kad patikrintumėte ir atsakytumėte į el. Laiškus. Sutelkdami dėmesį į vieną užduotį vienu metu, darbą baigsite greičiau ir skirsite visą savo smegenims.

Išbandykite šiuos 9 patarimus dėl daugiafunkcinio valdymo, kuris pagerins jūsų produktyvumą.

7. Išmokite nustatyti ne tik savo laiką, bet ir padėti darbuotojams teikti pirmenybę savo prioritetams

Galėtume pagalvoti, kad aštuonias valandas per dieną skiriame pagrindinėms savo darbo pareigoms, tačiau tyrimai rodo, kad paprastai tai nėra mes.^[du]Jūs galite padėti savo komandai maksimaliai išnaudoti savo laiką (ir jūsų), kartais atlikdami laiko auditą. Skirkite vieną dieną, kur turėtumėte savo darbuotojams sekti, ką jie daro ir kiek laiko praleidžia tai darydami.

Įsitikinkite, kad esate aiškus, jog šis pratimas skirtas padėti darbuotojams ilgalaikėje perspektyvoje ir nėra būdas vargšams darbuotojams ravėti. Tikimės, kad turėdami pakankamai duomenų, jūs ir jūsų komanda galėsite geriau nustatyti, kas veikia ir kaip išvengti darbo vėlavimo ar pertraukimų.

9. Išvaizdos laikymasis gali būti ilgas

Kaip jūreiviai audros metu kreipiasi į savo kapitoną, jūsų darbuotojai turi jausti, kad jūs gerai valdote laiką. Jei kiekvieną kartą, kai jūsų darbuotojai kreipiasi į jus, esate pašėlęs ir skubate, jie labiau linkę sulaukti pas jus svarbių problemų.

Gali būti retkarčiais diena, kai stengiatės visa tai išlaikyti kartu, tačiau vadovo, kuris yra savo laiko valdymo žaidimo viršūnėje, išvaizda gali iš tikrųjų padėti paveikti kitus taip pat efektyviai valdyti savo laiką.Reklama

10. Žinokite, ką daryti, kai jūsų plokštė tampa per pilna

Nedidelis spaudimas ir terminas gali būti galingas motyvatorius, kai reikia nusileisti žemyn ir atlikti reikalus. Jei pastebėsite, kad jūsų privalomų atlikti darbų sąrašas ilgėja, tai gali būti dviejų dalykų rodiklis:

Viena iš galimybių yra tai, kad jūs nevaldote savo laiko taip efektyviai, kaip galėtumėte. Jei taip yra, grįžkite į viršų ir peržiūrėkite.

Nors ir geriausias vadovas turi savo ribas, o per dieną yra tik tiek minučių. Geras vadovas nesistengia atlikti kiekvienos užduoties pats. Jie žino, kaip geriausiai panaudoti savo darbuotojus, kad būtų pasiekti tikslai, ir žino, kada jų darbo krūvis yra tinkamas.

11. Supraskite 80/20 taisyklę

Pagal Pareto principą arba geriau žinomą kaip taisyklė 80/20, 80 procentų rezultatų gaunama tik iš 20 procentų veiksmų. Kiti 20 procentų rezultatų gaunami iš ... jūs atspėjote, 80 procentų veiksmų.

Kalbant apie tai, kaip visa tai lemia efektyvaus vadovo laiko valdymą, gerai, tai būtina padaryti, be jokių pasiteisinimų, prioritetai gali būti tik 20 procentų jūsų darbo, tačiau jie duos didžiausių rezultatų. Likusius 80 procentų pareigų tikriausiai galima perduoti jūsų komandos darbuotojams.

12. Nebijokite padaryti pertraukos, kai to reikia

Jei dirbate kaip krovininis traukinys kiekvieną dienos sekundę, neskirdami kelių minučių atsitraukti ir atsikvėpti, patirsite perdegimą. Perdegimas yra tas apgaulingas laiko planavimo žudikas, kuris užklumpa, kai bandai įsitikinti, kad nė viena minutė nebus skirta darbui. Rezultatas yra tas, kad netrukus turėsite mažiau energijos ir susikaupimo, ir galiausiai jūsų darbas gali pakenkti jūsų psichinei sveikatai.

Svarbu planuoti prastovą sau. Taigi skatinkite savo darbuotojus daryti pertraukas ir nepamirškite jų daryti patys. Kelios pertraukos per visą darbo dieną gali padėti pasiekti tinkamą jūsų mąstyseną, kad maksimaliai išnaudotumėte savo laiką.

Paskutinės mintys

Lengva susigaudyti kasdieninėje verslo veikloje ir pastebėti nesveikus vadovo įpročius. Sutelkite dėmesį į šiame straipsnyje pateiktų rekomendacijų išdėstymą ir skirkite laiko savo komandai suteikti. Ne tik pagerės bendras produktyvumas, bet ir greitai tapsite žvaigždžių bei garbingu lyderiu.Reklama

Daugiau apie darbo našumą

• Kaip būti produktyviam darbe: 9 pagrindinės taisyklės
• 50 būdų padidinti produktyvumą ir pasiekti daugiau per trumpesnį laiką
• Kaip produktyvumo formulė gali motyvuoti darbuotojus dirbti efektyviai

Panašus nuotraukų kreditas: „Proxyclick“ lankytojų valdymo sistema per unsplash.com

Nuoroda